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Veröffentlicht am: 25. April 2019

Anwalt mit Paragraph

E-Mail-Archivierung: Worauf muss ich achten?

Unternehmen müssen steuerrelevante E-Mails rechtssicher archivieren. Das regeln Grundsätze der Finanzverwaltung: die GoBD. Doch was heißt das für Dich und Dein Business konkret? Wir fragen einen Experten.

Hallo Frieder, worum geht es bei der Aufbewahrungspflicht für E-Mails und wer ist davon betroffen?

Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich im Wesentlichen aus der Abgabenordnung, dem Handelsgesetzbuch und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die Vorgaben verpflichten Unternehmen dazu, geschäftliche E-Mails und Anhänge vollständig zu archivieren. Der Zweck ist unter anderem, Geschäftsvorfälle bei steuerrechtlichen Fragen nachvollziehen zu können.

Die Verantwortung für eine korrekte Mail-Archivierung liegt bei der Geschäftsführung. Für private Nutzer gelten diese Vorgaben nicht. Sie müssen ihre E-Mails nicht archivieren.

Welche E-Mail-Daten muss ein Unternehmen konkret archivieren?

Die Vorgaben betreffen in erster Linie Buchungsbelege sowie Handels- und Geschäftsbriefe. Buchungsbelege sind solche Unterlagen, die einzelne Geschäftsvorfälle dokumentieren – zum Beispiel Rechnungen. Handels- und Geschäftsbriefe sind Schriftverkehr, der ein Geschäft vorbereitet, abschließt, durchführt oder der Rückabwicklung dient. Das betrifft zum Beispiel Lieferscheine oder Reklamationsschreiben.

Auch E-Mails mit folgenden Inhalten müssen archiviert werden:

Diese Liste stellt natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Weitere Inhalte ergeben sich aus § 147 Abs. 1 AO und § 257 Abs. 1 HGB. Im Einzelfall sollten Unternehmen sich rechtlichen Rat einholen.

Wie müssen Unternehmen E-Mails archivieren?

Um ihren Mail-Verkehr rechtssicher zu archivieren, sollten Unternehmen unter anderem die folgenden Aspekte beachten:

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Datenschutz gemäß DSGVO. Diesen müssen Unternehmen auch bei der Mail-Archivierung einhalten. Das betrifft unter anderem die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die die DSGVO vorsieht, um die Daten zu schützen.

Stichwort Datenschutz: Gibt es auch Mails, die ein Unternehmen nicht archivieren sollte?

Ja! Grundsätzlich dürfen basierend auf dem Grundsatz der Datenminimierung keine Daten gespeichert werden, die nicht der Aufbewahrungspflicht unterliegen und für die kein Verarbeitungszweck definiert wurde oder bei denen dieser Zweck weggefallen ist (z.B. durch Vertragsbeendigung). Darunter fallen zum Beispiel auch private E-Mails der Mitarbeiter. Deshalb müssen Unternehmen sicherstellen, dass diese nicht ins Archiv gelangen – es sei denn, die Mitarbeiter erteilen dem Unternehmen die ausdrückliche Erlaubnis. Eine solche können Sie im Arbeitsvertrag vereinbaren.

Ein weiteres Beispiel: Auch die Kommunikation mit dem Betriebsrat darf aus Datenschutzgründen nicht mit ins Archiv. Das Gleiche gilt für Bewerbungen.

Es gibt auch solche Mails, die ein Unternehmen zwar archivieren darf, aber nicht muss. Das betrifft zum Beispiel Bestellungen, die nicht zum Abschluss eines Vertrages führen. Das kann passieren, wenn beispielsweise ein Kunde eine Bestellung widerruft. Auch rein werbliche Mails wie Newsletter müssen Unternehmen nicht archivieren – von Spam ganz zu schweigen.

Wie lange müssen Unternehmen E-Mails archivieren?

Anders als bei einem Backup müssen Unternehmen Ihr E-Mail-Archiv langfristig speichern. Der Zeitraum hängt vom Dokument ab: Für Buchungsbelege gilt eine Frist von 10 Jahren. Handels- und Geschäftsbriefe müssen Unternehmen für 6 Jahre archivieren.

Vielen Dank für das Gespräch, Frieder!

Der Interviewpartner

Frieder Schelle ist Team Leader Legal Consultants bei der Trusted Shops GmbH im Bereich Legal Services, Blog-Autor und setzt sich seit einem Jahrzehnt intensiv mit E-Commerce- und Medienrecht auseinander.

STRATO darf keine Rechtsberatung geben.

Wir bei STRATO haben den Anspruch, unsere Leser im Blog zu wichtigen Themen zu informieren. Wir sind jedoch keine Anwälte und dürfen keine Rechtsberatung geben. Deshalb haben wir auch Frieder für diesen Beitrag interviewt. Wenn Du Fragen zu rechtlichen Themen hast, wende Dich dafür bitte an einen legitimierten Rechtsexperten.

Du suchst nach einer Lösung, um Deine Mails zu archivieren?

Was wir aber sehr wohl dürfen: Dir eine einfache Lösung bieten, um Deine Mails revisionssicher zu archivieren. Bist Du schon Kunde? Dann kannst Du die STRATO Mail-Archivierung über den STRATO Kunden-Login bestellen:

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Tags: E-Mail · Recht · Webmail

Der Autor:

Autor: Oliver Meiners

Hallo, ich bin Oliver und Online-Redakteur bei STRATO.

28 Kommentare

  1. Patrick Indorf sagte am 26. April 2019 um 12:02:

    Hallo, in dem Artikel gibt es einen Fehler bei der Dauer der Aufbewahrung von Mails. Und zwar wurden dort die Fristen vertauscht.

    Belege sind 10 Jahre und Geschäfts- und Handelsbriefe 6 Jahre aufzubewahren.

    Ggf. nur ein Versehen.

    Antworten
  2. Marcel sagte am 26. April 2019 um 21:34:

    Kann man hier auch imap Konten verbinden oder muss ich zwingend ein STRATO mail Konto haben ?

    Antworten
  3. Axel Dahmen sagte am 23. Mai 2019 um 17:43:

    Hallo,
    bzgl. Mailanhänge:
    Ich verschicke an meine Kunden nach dem Kauf eine Rechnung sowie auch mehrere PDF Dateien mit Einbauanleitungen für den gekauften Artikel. Die PDF Anhänge mit den Einbauanleitungen lösche ich dann vor der Mailarchivierung, Rechnungen bleiben aber erhalten.
    Ich mülle mir sonst meinen Rechner voll, wenn ich tausende von identischen Einbauanleitungen in den Mails belasse.
    Ist das so ok?

    Antworten
    • Oliver Meiners sagte am 24. Mai 2019 um 16:14:

      Hallo Axel,

      ich darf Dir leider keine Rechtsberatung geben. Habe bitte Verständnis, dass ich Deine Frage deshalb nicht beantworten kann.

      Bitte wende Dich im Zweifel immer an einen legitimierten Anbieter für Rechtsberatung. Ein Tipp: Kläre mit Deinem Rechtsberater am besten auch, wie es sich mit der Rechtssicherheit verhält, wenn Du Dein Archiv lokal auf Deinem Rechner speicherst.

      Viele Grüße
      Oliver

      Antworten
  4. Björn sagte am 23. Mai 2019 um 18:24:

    Hallo,

    In der E-Mail zu diesem Artikel wird in der Aufzählung auch davon gesprochen, für wen diese Aufbewahrungsfrist gelten soll. In dem Artikel finde ich nichts konkretes dazu. Es wird nur von Unternehmen gesprochen. Welche Rechtsformen sind gemeint? Gilt die Aufbewahrungspflicht auch für Vereine?

    Viele Grüße
    Björn

    Antworten
    • Oliver Meiners sagte am 27. Mai 2019 um 11:52:

      Hallo Björn,

      habe bitte Verständnis, dass ich Deine Frage nicht beantworten kann. Ich darf Dir nämlich keine Rechtsberatung geben. Wenn Du Dir unsicher bist, ob Dein Verein von der Aufbewahrungspflicht betroffen ist, dann wende Dich am besten an einen legitimierten Rechtsexperten.

      Viele Grüße
      Oliver

      Antworten
    • Stefan Kreuschner sagte am 28. Mai 2019 um 9:25:

      Moin, bei Vereinen gilt das gleiche, wie für Unternehmen.

      Antworten
  5. Steffen Hornung sagte am 23. Mai 2019 um 20:26:

    Das ist ja super, was ich alles nicht archivieren muss.
    Aber wie immer steckt der Teufel im Detail:
    denn wenn eine nicht-gespeicherte Spam-Email in Wirklichkeit ein Handelsbrief oder Beleg war, dann habe ich dagegen verstossen.
    Konsequenz: Doch alles speichern!
    Schöne neue Welt

    Antworten
    • Oliver Meiners sagte am 27. Mai 2019 um 13:26:

      Hallo Steffen,

      ich bedaure, dass die Aufbewahrungspflicht bei Dir zu Unmut führt. Umso mehr hoffe ich, dass wir Dir mit unseren Beiträgen und der STRATO Mail-Archivierung weiterhelfen können. 🙂

      Viele Grüße
      Oliver

      Antworten
  6. Schmidt, Jürgen sagte am 24. Mai 2019 um 10:08:

    Hallo, Guten Tag,
    ich habe bei STRATO eine Homepage meines Heimatvereins. Dazu gibt es zwei eigene E-Mail Adressen.
    Kann und sollte ich die dort liegenden E-Mails bei STRATO archivieren lassen, auch wenn wir kein e.V. sind und wenn die E-Mails überwiegend Anfragen und Antworten mit Fotos enthalten?
    Weiterhin: könnte ich z.B. auch alle andren E-Mails, die auf verschiedenen Adressen eingehen und gesendet werden bei STRATO archivieren?
    Was kostet die Sache jetzt und später?
    Gruß Jürgen

    Antworten
    • Oliver Meiners sagte am 27. Mai 2019 um 12:11:

      Hallo Jürgen,

      deine erste Frage darf ich Dir leider nicht beantworten. Ich bin nämlich nicht berechtigt, Dir und unseren anderen Lesern eine Rechtsberatung zu geben.

      Zu Deiner zweiten Frage: Aktuell ist es leider nicht möglich, Mails von Fremdanbietern mit der STRATO Mail-Archivierung zu archivieren. Der Grund: Damit das Archiv revisionssicher ist, müssen wir sicherstellen, dass die Mails unverändert gespeichert werden. Kommt eine Mail über „Umwege“ zu uns, können wir das nicht gewährleisten. Unsere Produktmanager arbeiten aber an einer Lösung, dies in Zukunft technisch zu ermöglichen.

      Die Mail-Archivierung kostet 2,50 € im Monat, solange Dein Archiv nicht größer wird als 5 Gigabyte. Danach zahlst Du für jeden zusätzlichen Gigabyte außerdem 50 Cent im Monat.

      Viele Grüße
      Oliver

      Antworten
  7. Hubert Haas sagte am 25. Mai 2019 um 7:30:

    Hallo Oliver,

    zunächst herzlichen Dank für Eure Infos über die doch wichtige E-Mail-Archivierung. Zwei Fragen:

    * Was heißt eigentlich manipulationssichere Archivierung genau? Ich glaube, da geistert viel Halbwissen durch die Geschäftswelt. Mein IT- und Organisationsberater z. B. sagt mir, dass er seine Buchungsbelege jahrgangsweise auf eine CD brennen würde. Klingt pfiffig ist es das aber?

    * Macht der Steuergesetzgebung einen Unterschied zwischen E-Mails und klasisschen (Papier-)Briefen? Ich meine, früher hat man seine Geschäftsbriefe in dicken Aktenordnern aufgehoben, aber man konnte trotzdem nachträglich noch Briefe rein- oder rausnehmen.

    Herzlichen Grüße
    Hubert

    Antworten
    • Oliver Meiners sagte am 27. Mai 2019 um 11:43:

      Hallo Hubert,

      es freut mich, dass Du den Beitrag hilfreich findest.

      Deine Fragen kann ich Dir an dieser Stelle leider nicht beantworten. Der Grund: Ich bin nicht berechtigt, Dir eine Rechtsberatung zu geben. Wende Dich am besten an einen legitimierten Rechtsexperten. Dann bist Du auf der sicheren Seite.

      Viele Grüße
      Oliver

      Antworten
  8. Walter Napf sagte am 27. Mai 2019 um 9:44:

    Müssen Emails mit Rechnungen, die ausgedruckt und abgelegt wurden auch archiviert werden?

    Antworten
    • Oliver Meiners sagte am 27. Mai 2019 um 11:22:

      Hallo Walter,

      bitte habe Verständnis, dass ich Dir keine Rechtsberatung geben darf. Wende Dich mit Deiner Frage am besten an einen legitimierten Anbieter für Rechtsberatung.

      Viele Grüße
      Oliver

      Antworten
    • Stefan Kreuschner sagte am 28. Mai 2019 um 9:30:

      Moin, selbstverständlich müssen diese Mails archiviert werden. Die GoBD schreibt vor, das die ursprüngliche (in diesem Fall elektronische) Version aufbewahrt werden muss.

      Antworten
  9. EFI Reisen GmbH sagte am 29. Mai 2019 um 16:55:

    Anfrage: Archivierung Mails, Geschäftsbriefe und Rechnungen, welche Kosten werden dafür von ihrem Unternehmen gefordert ?

    Antworten
    • Oliver Meiners sagte am 31. Mai 2019 um 14:37:

      Hallo,

      die STRATO Mail-Archivierung kostet 2,50 Euro im Monat, solange die Größe Ihres Archivs 5 Gigabyte nicht übersteigt. Sobald Ihr Archiv größer wird als 5 Gigabyte, kostet jedes zusätzliche Gigabyte weitere 50 Cent im Monat.

      Viele Grüße
      Oliver

      Antworten
  10. lisa sagte am 7. Juni 2019 um 19:51:

    im mail-archiv kann ich auch noch einzelne mails löschen, z.b. mitarbeiter-mails nachdem der MA ausgeschieden ist?

    Antworten
  11. Viktor sagte am 3. Juli 2019 um 15:48:

    Hey Oliver,

    habt ihr ein GoBD-Testat bzw. eine Zertifizierung von einer WP-Gesellschaft, die ihr einem zulassen kommen könntet?

    Vielen Grüße und Danke im Voraus

    Viktor

    Antworten
    • Oliver Meiners sagte am 3. Juli 2019 um 17:26:

      Hallo Viktor,

      aktuell haben wir kein solches Testat bzw. keine solche Zertifizierung. Als großer Massenhoster mit einem breiten Produkt-Portfolio betrachten wir diese Leistungen bisher als zu speziell für unsere Bedürfnisse.

      Bitte beachte: Wir stellen mit der Mail-Archivierung ein Tool zur Verfügung, mit dem es möglich ist, ein GoBD-konformes Archiv zu führen. Ob ein Archiv alle Anforderungen in der Praxis erfüllt, hängt vom Nutzer selbst ab.

      Viele Grüße
      Oliver

      Antworten
  12. Dirk sagte am 1. August 2019 um 16:52:

    Kann ich bei Verwendung der Mail-Archivierung dennoch meine E-Mails über Outlook abrufen?

    Antworten
  13. Volker sagte am 14. August 2019 um 22:15:

    Hallo,

    kann ich E-Mails von meinen anderen Konten als Weiterleitung zur Strato E-Mail Archivierung schicken?

    Vilen Dank
    Volker

    Antworten
    • Tobias Mayer sagte am 15. August 2019 um 16:23:

      Hallo Volker,

      danke für Deine Nachricht. Natürlich kannst Du E-Mails an ein Postfach mit aktiver Archivierung weiterleiten. Die weitergeschickte Mail wird dann archiviert. Ob dieses Vorgehen rechtssicher nach GoBD ist, kann allerdings im Zweifel nur ein Anwalt beantworten.

      Falls Du Inhaber der Domain bist, an die die ursprünglichen E-Mails gehen, kannst Du diese einfach zu STRATO umziehen. Anschließend kannst Du auch für diese Domain die E-Mail-Archivierung aktivieren. Wie so ein Domain-Umzug funktioniert, steht hier: https://www.strato.de/domains/domainumzug/.

      Beste Grüße

      Tobias

      Antworten

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