Was kann ich mit STRATO Mail-Archivierung machen?
In diesem FAQ-Artikel möchten wir Ihnen kurz den Mehrwert unserer STRATO Mail-Archivierung erläutern und Ihnen einige Einstellungsmöglichkeiten erklären.
Was ist die STRATO Mail-Archivierung?
Mit der STRATO Mail-Archivierung können Sie die komplette geschäftliche Korrespondenz automatisiert und rechtssicher digital archivieren. Das Produkt ist für Unternehmen und Selbstständige zugeschnitten, eignet sich aber auch für private Anwender als E-Mail-Backup.
Mithilfe der STRATO Mail-Archivierung können Sie alle E-Mails archivieren und wiederherstellen.
Für die Nutzung der Mail-Archivierung benötigen Sie eines der nachfolgenden Produkte:
- STRATO Mail-Paket,
- STRATO Hosting-Paket,
- STRATO WordPress-Paket,
- STRATO Homepage-Baukasten oder
- STRATO Webshop-Paket
Welche E-Mail-Adressen werden archiviert?
Standardmäßig wird jedes erstellte Postfach in Ihrem Paket archiviert.
Sie können bei Bedarf einzelne Postfächer bzw. E-Mailadressen in ihrem Kunden-Login von der Archivierung ausschließen. Hierfür klicken Sie im Kunden-Login auf E-Mail -> Mail-Archivierung. Hier können Sie die E-Mailadressen eingeben, die Sie nicht archivieren möchten.
Wie nutze ich die erweiterte Suche für archivierte E-Mails?
Die Erweiterte Suche bietet Ihnen die Möglichkeit nach bestimmten E-Mails im Archiv zu suchen. Hier können die vorgegebenen Kriterien verwendet werden und mit einer UND oder ODER Bedingung versehen werden.
Sollten die vorgegebenen Kriterien nicht genügen oder nicht Ihren Suchkriterien entsprechen, so können diese durch das x entfernt und neue Kriterien über den Button + Weitere Kriterien hinzufügen ausgewählt werden.
Nachdem Sie die gewünschten Kriterien ausgewählt haben, können Sie diese nach der Anwahl von Hinzufügen direkt nutzen.
Wie kann ich archivierte E-Mails Herunterladen?
Sie können E-Mails aus dem Archiv herunterladen unter dem Menüpunkt Startseite. Gehen Sie über die betroffene E-Mailadresse und klicken Sie auf Herunterladen.
Die E-Mails können als EML-Datei oder PST-Daten gespeichert werden.
Die heruntergeladene Datei entspricht nicht den rechtlichen Archivierungsanforderungen.
Nach dem herunterladen entziehen sich die Daten dem Einflussbereich von STRATO.
Die Datei würde wie folgt den Anforderungen nicht entsprechen:
- Sie kann inhaltlich geändert werden
- Die Änderungen werden nicht protokoliert
- Ordnung und Indexierung wird nicht erhalten
- Die Aufbewahrungsfristen werden nicht kontrolliert
- Keine Möglichkeit, die Archivierungslösung durch die Aufsichtsbehörden zu kontrollieren
Wie stelle ich E-Mails wieder her?
E-Mails können Sie ganz einfach auf der Startseite wiederherstellen. Gehen Sie über die betroffene E-Mailadresse und klicken Sie auf Wiederherstellen.
Im darauffolgenden Pop-up kann anschließend ein Wiederherstellungszeitpunkt (Backup) ausgewählt und die Wiederherstellung dessen über den Button Wiederherstellung starten gestartet werden.
Wie verwalte ich Benutzer und ihre Rollen?
Sie haben die Möglichkeit verschiedene Benutzer/Rollen für die Nutzung der Mail-Archivierung zu vergeben.
Klicken Sie rechts oben auf Ihrem Profil und danach auf Benutzerverwaltung.
Wählen Sie vor das betroffene Postfach die gewünschte Rolle aus. Aktivieren Sie die das Login für diese Rolle, indem Sie den Regler auf Grün schieben.
Beachten Sie bitte, dass Sie das Passwort zurücksetzen müssen, in dem Sie auf die 3 Punkte klicken.
Ein Passwortlink wird an die ausgewählte E-Mail-Adresse gesendet. Sie können sich danach über folgenden Link einloggen:https://mailarchiv.strato.de/de/users/sign_in
