NEU: E-Mails rechtssicher aufbewahren mit der STRATO Mail-Archivierung

NEU: E-Mails rechtssicher aufbewahren mit der STRATO Mail-Archivierung

Betreibst Du ein eigenes Business, musst Du auch digitalen Schriftverkehr vollständig und sicher archivieren. Wir geben Dir das Tool, um das mit wenigen Klicks zu erledigen.

E-Mails revisionssicher zu archivieren, stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung. Verständlich, dass Ihr Euch eine simple und effektive Lösung wünscht, diese Aufgabe dauerhaft zu erfüllen. Das jedenfalls ist das Feedback, das wir von Euch erhalten. Wir entsprechen Eurem Wunsch und bieten Euch ein neues Produkt: die STRATO Mail-Archivierung.

Was ist die STRATO Mail-Archivierung?

Die Mail-Archivierung gibt Dir die Möglichkeit, Deine Mails rechtskonform gemäß relevanter Vorschriften und GoBD aufzubewahren. Sie sichert automatisch alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten mitsamt Anhängen – und das für alle Postfächer. Einmal aktiviert, speichert die Software Deinen elektronischen Schriftverkehr manipulationssicher auf unseren TÜV-geprüften Servern in Deutschland.

Screenshot_Dashboard
Im Dashboard bekommst Du eine Übersicht über Dein Archiv.

Wie funktioniert die Mail-Archivierung?

Sind die Daten einmal archiviert, können sie nur berechtigte Nutzer einsehen. Wer das ist, entscheidest Du. Über die Benutzerverwaltung kannst Du verschiedene Rollen vergeben: Ein Auditor zum Beispiel kann Daten einsehen, aber nicht verändern. Ein Admin hingegen hat uneingeschränkte Nutzerrechte.

Wie lange eine Mail im Archiv bleibt, hängt von der Aufbewahrungsfrist ab. Diese kannst Du bei Bedarf für jedes E-Mail Konto individuell einstellen. Wenn Du keine andere Frist wählst, speichert das System Deine Mails automatisch für 11 Jahre.

Über die Erweiterte Suchfunktion findest Du Inhalte im Archiv wieder. Als Kriterien kannst Du zum Beispiel Schlüsselwörter und Betreff festlegen. Aber auch Anhang, Tags oder CC stehen als Suchfilter zur Auswahl.

Die Software protokolliert jede einzelne Bearbeitung. Damit bleibt der Originalzustand auch Jahre später nachvollziehbar.

Wie Du die Mail-Archivierung mit wenigen Klicks einrichtest, erfährst Du in diesem Hilfe-Artikel.

Screenshot_erweiterte_Suche
Mit der erweiterten Suche findest Du Dich im Archiv zurecht.
Screenshot_Suchkriterien
Du kannst aus einer Vielzahl von Suchkriterien auswählen.

Wie gewährleiste ich den Datenschutz?

Was machst Du mit den Mails, die Du zum Beispiel aus Datenschutzgründen nicht archivieren möchtest? Das betrifft beispielsweise private Mails Deiner Mitarbeiter, aber auch Bewerbungen oder die Kommunikation mit dem Betriebsrat. Über sogenannte Blacklists kannst Du bestimmte Postfächer von der Archivierung ausschließen. Möchtest Du zum Beispiel verhindern, dass die Kommunikation mit dem Betriebsrat im Archiv landet, kannst Du den Verteiler betriebsrat@deinefirma.de auf die Blacklist setzen. Oder schließe beispielsweise personal@deinefirma.de aus, um keine Bewerbungen zu archivieren. Das funktioniert natürlich nicht nur für Verteiler, sondern auch für individuelle Absender.

Keine Sorge mehr vor verlorenen Daten

Die STRATO Mail-Archivierung hilft Dir nicht nur, rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Sie kann im Ernstfall auch Deine Daten retten.

Du suchst vergeblich nach einer alten E-Mail oder hast versehentlich einen wichtigen Anhang gelöscht? Mit der Mail-Archivierung kannst Du nicht mehr auffindbare Mails einfach wiederherstellen. Selbst bei einem größeren Datenverlust in einem Deiner Postfächer hast Du dank der Wiederherstellungsfunktion immer eine Sicherheitskopie.

Wie kann ich die STRATO Mail-Archivierung bestellen?

Als STRATO Kunde findest Du die Mail-Archivierung über den STRATO Kunden-Login. Klicke dafür auf E-Mail und dann auf Mail-Archivierung.

Du bist noch kein Kunde? Dann kannst Du die Mail-Archivierung einfach im Laufe Deiner Bestellung dazu buchen.

Bestelle hier Dein STRATO Mail-Paket!

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Wir bei STRATO haben den Anspruch, Euch im Blog über aktuelle Themen zu informieren. Rechtsexperten sind wir aber nicht. Wende Dich deshalb bitte bei Rechtsfragen immer an einen legitimierten Anbieter von Rechtsberatung.

Schlagworte: , , ,

Teilen

  1. Avatar

    Michael Thormann sagte am

    Hallo,

    ich habe folgendes Anliegen:

    Kann ich eine Domain und Email Konto von meinem Webspace (Strato) auf ein neu angelegtes Strato Webspace Paket übertragen? Auf meinem aktuellen Webspace habe ich mehrere Domains und Email-Konten, jedoch möchte ich nur eine Domain+Email-Konto auf ein neu erstelltes Webspace übertagen. Weil mein Kunde ein eigenes Webspace haben möchte und ich aber ja nicht mein gesamtes Konto mit meinen anderen Domains übertragen kann.

    Können die gesamten Emails die mein Kunde hat ebenfalls übertragen werden?
    Wie gehe ich bei solch einem Fall vor?

    Antworten
    • Avatar

      Oliver Meiners sagte am

      Hallo Michael,

      Ja, Du kannst Deine Domain in ein anderes Paket umziehen. Wenn das neue Paket Deinem Kunden gehört, dann gehe ich davon aus, dass es nicht über dieselbe Kundennummer registriert ist wie das alte. In dem Fall handelt es sich um einen externen Domainumzug. Gehe dafür in Deinen Kunden-Login und wähle unter Vertragsänderung das Formular Domainumzug. Für einen externen Domainumzug berechnen wir eine Servicegebühr von 20,00 Euro, weil der Prozess für unseren Kundenservice mit einem gewissen Aufwand verbunden ist.

      Mehr Infos zum Thema Domainumzug findest Du hier: https://www.strato.de/faq/vertrag/Domains-innerhalb-meiner-STRATO-Vertraege-oder-STRATO-Kundennummern-umziehen/

      Das E-Mail-Konto kann Dein Kunde dann in seinem Paket neu einrichten. Alte Mails gehen dabei allerdings verloren! Achte deshalb unbedingt darauf, die Mails vorher zu archivieren. Nützlich zum Archivieren von Mails sind Cloud-Speicher wie HiDrive oder die STRATO Mail-Archivierung, die Deine Mails automatisch archiviert. Hier erfährst Du, wie Du beim Archivieren vorgehst: https://strato.de/blog/mail-postfach-voll-was-kann-ich-tun/

      Viele Grüße
      Oliver

      Antworten
  2. Avatar

    K. Kuhn sagte am

    Ich habe die Archivierung eingerichtet. Die funktioniert auch. Die Möglichkeit bestimmte Mails auszuschließen durch eine blacklist möchte ich nutze, leider finde ich den Einstieg in die Liste nicht. Wo kann ich die einrichten?
    für den Zugriff möchte ich mehrere Benutzer mit unterschiedliche Rechten einrichte. Wo macht man das den?

    Antworten
    • Avatar

      Oliver Meiners sagte am

      Hallo Kurt,

      die Blacklist findest Du in Deinem Kunden-Login. Wähle im Menü links zuerst E-Mail und dann Mail-Archivierung. Hier findest Du die Option Von der Archivierung ausschließen.

      Unterschiedliche Rechte weist Du Benutzern in der Mail-Archivierung selbst zu. Klicke dazu oben rechts auf Deinen Benutzernamen. In dem Menü, das sich jetzt öffnet, gibt es den Menüpunkt Benutzerverwaltung.

      Viele Grüße
      Oliver

      Antworten
      • Avatar

        Frank Busch sagte am

        Ich versuche nun schon einige Wochen, die Funktionsweise der Blacklist zum Ausschluss von der Archivierung zu verstehen und entsprechend unseren Bedürfnissen anzuwenden. Meine Supportanfragen wurden bis heute nicht ausreichend beantwortet. Was in unserem Archiv funktioniert, ist der komplette Ausschluss eines Postfaches von der Archivierung. D.h. alle eingehenden wie ausgehenden Mails in diesem Postfach werden nicht archiviert.
        Unser Problem und unsere Frage ist jetzt jedoch, ob und wie es möglich ist, den Eingang von Mails dieser ausgeschlossenen Postfächer in anderen Postfächern ebenfalls auszuschließen. Es geht konkret um Weiterleitungen von Mails mit der Mail-Adresse verteiler@domain, die von der Archivierung ausgeschlossen ist. Die mit diesem Absender verschickte Mail wird tatsächlich als gesendete Mail dieses Postfaches wie gewünscht nicht archiviert. Aber bei allen 100 Mitarbeitern mit Postfächern der gleichen Domain wird diese gesendete Mail archviert. Nach unserem Verständnis dürfte das doch nicht passieren, da die Absenderadresse in der Blacklist steht und beim Ausschluss von der Archivierung erklärtermaßen nicht zwischen Absender und Empfänger unterschieden wird. Wie gesagt geht es darum, eine bereits archivierte Mail an mehrere oder auch alle Mitarbeiter weiter zu leiten. Diese Mail soll dann natürlich nicht 100 Mal im Archiv gespeichert werden, was jedoch im Moment noch der Fall ist. Es gibt aber auch eine für den Zweck der Verteilung angelegt Mailadresse, bei zumindest in einigen Fällen die eingehenden Mails in den anderen Postfächern auch nicht archiviert werden. Das hätten wir allerdings gern in allen Fällen und für alle Mailadressen in der Blacklist.
        Es wäre sehr wünschenswert, wenn es dafür noch eine Lösung gäbe.

        Viele Grüße
        Frank

        Antworten
        • Avatar

          Oliver Meiners sagte am

          Hallo Frank,

          entschuldige bitte, dass Du eine Weile auf Deine Antwort warten musstest. Ich habe mich selbst einmal für Dich schlau gemacht.

          Unsere Experten würden das Problem gern gemeinsam mit Dir ergründen. Könntest Du uns bitte eine Mail mit Deiner Kundennummer und Deinen Kontaktdaten (am besten mit einer Telefonnummer) an blog@strato.de schicken?

          Vielen Dank für Deine Mitarbeit.

          Viele Grüße
          Oliver

          Antworten
  3. Avatar

    Martin Schmidt sagte am

    Hallo,
    ich benutze Outlook mit POP3 Kontoeinstellungen. Werden da alle Mails archiviert oder funktioniert das nur mit IMAP ?

    Antworten
    • Avatar

      Oliver Meiners sagte am

      Hallo Martin,

      Outlook und POP3 funktioniert. 🙂

      Viele Grüße
      Oliver

      Antworten
      • Avatar

        Birgit Unger sagte am

        Hallo,
        ich habe gestern mit einem Kundenberater gesprochen und da wurde mir gesagt, dass die Archivierung nur mit IMAG funktioniert. Da wir alles auf Pop3 haben sollte ich erst umstellen.
        Was ist richtig?
        Grüße

        Antworten
        • Avatar

          Michael Poguntke sagte am

          Hallo Birgit,

          weshalb die Mail-Archivierung nur unter IMAP funktioniert, hat einen technischen Grund. Die Erklärung finden Sie in den unterschieden zwischen den beiden Zugangswegen zum Mail-Server:

          IMAP: E-Mails werden zwischen Ihrem Computer und dem STRATO E-Mail Server synchronisiert. Sie können außerdem eigene Ordner auf dem Server anlegen, um Ihre Nachrichten zu sortieren. Bei der Verwendung von IMAP haben Sie auch mit Outlook oder einem Smartphone (iPhone/Android/ etc.) auf diese Ordner Zugriff. Weiterhin können Sie über den STRATO Webmail weltweit auf denselben Datenbestand zugreifen, wie auch auf dem Smartphone oder Computer zu Hause.

          POP3: E-Mails werden von Ihrem Computer „abgerufen“ und in der Standard-Einstellung dann vom Server gelöscht. Dadurch besteht kein Zugriff mehr auf diese Nachrichten – weder über ein Smartphone noch über den STRATO Webmail. Auch die Möglichkeit, auf dem Server Ordner anzulegen und diese mit mehreren Geräten synchron zu nutzen besteht nicht (bzw. nur im STRATO Webmail).

          Zusammengefasst: Nur über IMAP bleiben die E-Mails noch auf dem ursprünglichen Server bestehen, auf den die Mail-Archivierung zugreift.

          Ich bedaure, wenn das für Sie mit zusätzlichem Aufwand verbunden ist – ich würde Ihnen vor dem oben erklärten Hintergrund aber grundsätzlich IMAP gegenüber POP3 empfehlen, da so sichergestellt ist, dass Ihre E-Mails auch bei einem lokalen Datenverlust gespeichert bleiben.

          Viele Grüße
          Michael

          Antworten
  4. Avatar

    Katrin sagte am

    Liebes Team, lässt sich die Archivierung zeitversetzt einstellen oder läuft sie grundsätzlich parallel? Möglicherweise bekomme ich Mails, die ich nicht über eine Blacklist vorher rausfiltern kann und die aber nicht archiviert werden sollen. Wie aufwendig wäre denn das nachträgliche Entfernen aus dem Archiv (sofern es diese Funktion eines Tages für die Nutzer gibt)? Müsste ich dann an zwei Stellen löschen (Archiv und Mailbox)? Und gibt es schon etwas Neues zum Thema rückwirkende Archivierung von (älteren) Mails? Danke und beste Grüße, Katrin

    Antworten
    • Avatar

      Michael Poguntke sagte am

      Hallo Katrin,

      die Mail-Archivierung passiert kontinuierlich im Hintergrund (rechtliche Vorgabe).

      Was die Löschung angeht, empfehlen wir Dir: Lege eine neue Suche an, die alle Mails filtert, die Du löschen möchtest. Das anschließende Löschen übernehmen meine Kolleginnen und Kollegen aus dem Kundenservice gerne für Dich. Hierfür schickst Du eine Anfrage über https://www.strato.de/faq/help/mail.php?thema=158.

      Bei Themen wie der rückwirkenden Mail-Archivierung kennen wir Euren Wunsch, können aber zum jetzigen Zeitpunkt nichts Konkreteres sagen.

      Viele Grüße
      Michael

      Antworten
Weitere Kommentare laden

Sie können erst kommentieren, wenn Sie unseren Datenschutzbestimmungen und den Cookies zugestimmt haben. Aus Datenschutzrechtlichen Gründen dürfen wir andernfalls keine personenbezogenen Daten von Ihnen aufzeichnen.

Klicken Sie dazu einfach unten im Browser Fenster auf den blauen Button Akzeptieren. Nach dem Neuladen der Seite können Sie Ihr Kommentar schreiben.

Diese Webseite verwendet Cookies, um die Nutzung der Seite zu verbessern, den Erfolg von Werbemaßnahmen zu messen und interessengerechte Werbung anzuzeigen. Durch die Nutzung dieser Seite erklären Sie sich damit einverstanden. Informationen