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Veröffentlicht am: 25. März 2019

STRATO-Beitragsbild_Mail-Archivierung

NEU: E-Mails rechtssicher aufbewahren mit der STRATO Mail-Archivierung

Betreibst Du ein eigenes Business, musst Du auch digitalen Schriftverkehr vollständig und sicher archivieren. Wir geben Dir das Tool, um das mit wenigen Klicks zu erledigen.

E-Mails revisionssicher zu archivieren, stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung. Verständlich, dass Ihr Euch eine simple und effektive Lösung wünscht, diese Aufgabe dauerhaft zu erfüllen. Das jedenfalls ist das Feedback, das wir von Euch erhalten. Wir entsprechen Eurem Wunsch und bieten Euch ein neues Produkt: die STRATO Mail-Archivierung.

Was ist die STRATO Mail-Archivierung?

Die Mail-Archivierung gibt Dir die Möglichkeit, Deine Mails rechtskonform gemäß relevanter Vorschriften und GoBD aufzubewahren. Sie sichert automatisch alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten mitsamt Anhängen – und das für alle Postfächer. Einmal aktiviert, speichert die Software Deinen elektronischen Schriftverkehr manipulationssicher auf unseren TÜV-geprüften Servern in Deutschland.

Screenshot_Dashboard
Im Dashboard bekommst Du eine Übersicht über Dein Archiv.

Wie funktioniert die Mail-Archivierung?

Sind die Daten einmal archiviert, können sie nur berechtigte Nutzer einsehen. Wer das ist, entscheidest Du. Über die Benutzerverwaltung kannst Du verschiedene Rollen vergeben: Ein Auditor zum Beispiel kann Daten einsehen, aber nicht verändern. Ein Admin hingegen hat uneingeschränkte Nutzerrechte.

Wie lange eine Mail im Archiv bleibt, hängt von der Aufbewahrungsfrist ab. Diese kannst Du bei Bedarf für jedes E-Mail Konto individuell einstellen. Wenn Du keine andere Frist wählst, speichert das System Deine Mails automatisch für 11 Jahre.

Über die Erweiterte Suchfunktion findest Du Inhalte im Archiv wieder. Als Kriterien kannst Du zum Beispiel Schlüsselwörter und Betreff festlegen. Aber auch Anhang, Tags oder CC stehen als Suchfilter zur Auswahl.

Die Software protokolliert jede einzelne Bearbeitung. Damit bleibt der Originalzustand auch Jahre später nachvollziehbar.

Wie Du die Mail-Archivierung mit wenigen Klicks einrichtest, erfährst Du in diesem Hilfe-Artikel.

Screenshot_erweiterte_Suche
Mit der erweiterten Suche findest Du Dich im Archiv zurecht.
Screenshot_Suchkriterien
Du kannst aus einer Vielzahl von Suchkriterien auswählen.

Wie gewährleiste ich den Datenschutz?

Was machst Du mit den Mails, die Du zum Beispiel aus Datenschutzgründen nicht archivieren möchtest? Das betrifft beispielsweise private Mails Deiner Mitarbeiter, aber auch Bewerbungen oder die Kommunikation mit dem Betriebsrat. Über sogenannte Blacklists kannst Du bestimmte Postfächer von der Archivierung ausschließen. Möchtest Du zum Beispiel verhindern, dass die Kommunikation mit dem Betriebsrat im Archiv landet, kannst Du den Verteiler betriebsrat@deinefirma.de auf die Blacklist setzen. Oder schließe beispielsweise personal@deinefirma.de aus, um keine Bewerbungen zu archivieren. Das funktioniert natürlich nicht nur für Verteiler, sondern auch für individuelle Absender.

Keine Sorge mehr vor verlorenen Daten

Die STRATO Mail-Archivierung hilft Dir nicht nur, rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Sie kann im Ernstfall auch Deine Daten retten.

Du suchst vergeblich nach einer alten E-Mail oder hast versehentlich einen wichtigen Anhang gelöscht? Mit der Mail-Archivierung kannst Du nicht mehr auffindbare Mails einfach wiederherstellen. Selbst bei einem größeren Datenverlust in einem Deiner Postfächer hast Du dank der Wiederherstellungsfunktion immer eine Sicherheitskopie.

Wie kann ich die STRATO Mail-Archivierung bestellen?

Als STRATO Kunde findest Du die Mail-Archivierung über den STRATO Kunden-Login. Klicke dafür auf E-Mail und dann auf Mail-Archivierung.

Du bist noch kein Kunde? Dann kannst Du die Mail-Archivierung einfach im Laufe Deiner Bestellung dazu buchen.

Bestelle hier Dein STRATO Mail-Paket!

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Wir bei STRATO haben den Anspruch, Euch im Blog über aktuelle Themen zu informieren. Rechtsexperten sind wir aber nicht. Wende Dich deshalb bitte bei Rechtsfragen immer an einen legitimierten Anbieter von Rechtsberatung.

Tags: E-Mail · Recht · Webmail

Der Autor:

Autor: Oliver Meiners

Hallo, ich bin Oliver und Online-Redakteur bei STRATO.

13 Kommentare

  1. Greg sagte am 5. April 2019 um 2:12:

    Bei den strato Mail angeboten, ist die Open xchange Erweiterung „guard“ aktiviert bzw nutzbar?

    Antworten
  2. Stefan sagte am 8. April 2019 um 19:14:

    Kann man bei der Blacklist-Einstellung auch Wildcards benutzen ?
    Wenn ein Email-Postfach in die Blacklist geschrieben wird, gilt das dann automatisch für alle Alias des Postfachs ?

    Antworten
    • Oliver Meiners sagte am 10. April 2019 um 14:44:

      Hallo Stefan,

      ja, Du kannst Wildcards bei der Blacklist-Einstellung verwenden. Achte aber bitte darauf, dass Du jedes Alias in die Blacklist einträgst, das Du von der Archivierung ausschließen möchtest.

      Viele Grüße
      Oliver

      Antworten
  3. Andreas Wecks sagte am 12. April 2019 um 14:39:

    Kann das Archiv auch so eingestellt werden, dass zB alle Mails eines Postfachs seit 01.01.2015 auch in das Archiv Importiert werden können?

    Antworten
    • Oliver Meiners sagte am 15. April 2019 um 9:09:

      Hallo Andreas,

      aktuell ist es leider nicht möglich, E-Mails rückwirkend zu archivieren. Die Kollegen vom Produktmanagement arbeiten an einer Lösung, das technisch umzusetzen. Die Herausforderung dabei ist, den nachträglichen Import von E-Mails zu erlauben und gleichzeitig unseren Kunden die Möglichkeit zu geben, mit dem Archiv alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Ein genaues Datum kann ich Dir deshalb noch nicht nennen.

      Ich darf Dir keine Rechtsberatung geben, aber trotzdem ein Hinweis: Bitte kläre mit einem legitimierten Experten, wie es sich bei nachträglich archivierten Mails mit der Rechtssicherheit verhält.

      Viele Grüße
      Oliver

      Antworten
  4. Rainer Proffen sagte am 14. April 2019 um 22:00:

    Hallo, die DSGVO – Richtlinie fordert auch, daß eine Löschung aller Daten einer bestimmten Person durchgeführt werden kann. Z.B. mein Kunde Kunibert fordert die Löschung aller seiner Daten. Auch müssen Daten von Leads (potentiellen Kunden) zeitnah gelöscht werden. Wie kann mich hier dieses Postfach unterstützen ? Meine Email ist bei Strato, die Webseite bei den Straßburgern.
    Grüsse,
    Proffen

    Antworten
    • Oliver Meiners sagte am 16. April 2019 um 14:08:

      Hallo Herr Proffen,

      die Kollegen vom Produktmanagement arbeiten an einer Lösung, einen Nutzer als Datenschutzbeauftragten festlegen zu können. Dieser kann dann Mails aus datenschutzrechtlichen Gründen aus dem Archiv entfernen.

      Einen genauen Termin für die Funktion kann ich Ihnen aktuell leider nicht geben. Bis dahin haben Sie die Möglichkeit, sich mit dem Wunsch nach Löschung an unseren Kundensupport zu wenden. Schicken Sie dazu bitte eine Mail mit den relevanten Informationen an Hilfe & Kontakt.

      Viele Grüße
      Oliver

      Antworten
  5. Ingo Dornbusch sagte am 15. April 2019 um 14:55:

    Leider werden bei mir keine PDF-Dateien archiviert. Hat nur bei der ersten Mail nach dem einrichten geklappt. So nützt das leider sehr wenig. Schon dreimal die Hotline angerufen. In der Vorschau werden sie angezeigt, aber wenn man die Mail dann öffnet kein Anhang drin. So sollte es natürlich nicht sein.

    Antworten
  6. Bea sagte am 17. April 2019 um 18:17:

    Hallo Zusammen,

    ich benutze den Webmailer und habe dort „fremde“ eMail-Accounts (z.b. gmail.com / 1und1 etc.) eingebunden. Werden diese Accounts auch mit archiviert? Oder nur die in meinem Web-Paket beinhalteten Domains.
    Ich habe jetzt erst nach der Bestellung gelesen dass die Archivierung nicht rückwirkend erstellt werden kann. So eine INFO wäre natürlich vorher sinnvoller gewesen ?!
    Wird das in Zukunft möglich sein .. ältere/alle vorhandenen Mails zu archivieren? So wie es auch in Programmen wie MailStore möglich ist?

    Danke schon mal, Bea

    Antworten
    • Bea sagte am 17. April 2019 um 18:23:

      …. noch eine Frage …

      Ich lese gerade in den vorherigen Kommentaren das PDF-Anhänge nicht mitarchiviert werden.
      Wie sieht es generell mit jeder Art von Anhänge aus .. was kann alles mitarchiviert werden? Auch Excel-Dateien / Bilder / Dokumente / Zip-Ordner etc. … oder was ist generell ausgeschlossen? Eigentlich sollte es gar keinen Ausschluß geben ..

      Antworten
      • Oliver Meiners sagte am 18. April 2019 um 15:48:

        Hallo Bea,

        aktuell ist es nicht möglich, Mails aus Accounts bei anderen Anbietern zu archivieren. Der Grund: Um sicherzustellen, dass die Archivierung rechtssicher ist, müssen wir gewährleisten, dass Mails unbearbeitet ins Archiv gelangen. Bei solchen Mails, die über „Umwege“ zu uns kommen, können wir das nicht. Aus dem gleichen Grund ist es aktuell auch nicht möglich, E-Mails rückwirkend zu archivieren: Auch hier können wir nicht feststellen, ob die Daten unverändert sind.

        Die Kollegen arbeiten an einer Funktion, die Dir technisch ermöglicht, E-Mails rückwirkend zum Archiv hinzuzufügen. Ich kann Dir aktuell aber leider keinen genauen Termin nennen, wann diese Funktion kommt. Ich darf Dir keine Rechtsberatung geben, aber trotzdem der Hinweis: Kläre bitte mit einem legitimierten Rechtsexperten, wie es sich bei rückwirkend archivierten Mails mit der Rechtssicherheit verhält.

        Selbstverständlich sichert die Mail-Archivierung alle Anhänge ausnahmslos und unabhängig vom Dateitypen. In einzelnen Fällen wurden Dateien im Archiv kurzzeitig nicht angezeigt. Diese waren und sind aber alle korrekt archiviert. Ich kann Dir also versichern: Es gibt keine Einschränkungen bei der Archivierung von Anhängen.

        Viele Grüße
        Oliver

        Antworten

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