STRATO Mail-Archivierung erhält offizielle Zertifizierung nach dem Standard IDW PS 880

STRATO Mail-Archivierung erhält offizielle Zertifizierung nach dem Standard IDW PS 880

Die Software STRATO Mail-Archivierung erfüllt strenge offizielle Standards und hat dafür die Zertifizierung nach dem Standard des Instituts der Wirtschaftsprüfer „IDW PS 880“ erhalten.

Mit unserer Mail-Archivierung bieten wir Dir eine Software, um Deine Mails rechtskonform gemäß der geltenden Vorschriften aufzubewahren. Die Software berücksichtigt gesetzliche Aufbewahrungsfristen und andere Rechtsvorschriften wie die DSGVO, das BDSG und die Anforderungen der GoBD.

Rechtssicherheit, Datensicherheit, IT-Sicherheit und Datenschutz sind essenzielle Punkte, die bei der Entwicklung der Software im Fokus standen. Deshalb haben wir die externe, unabhängige interev GmbH damit beauftragt, unsere Software auf Herz und Nieren zu prüfen. Das Ergebnis: Die STRATO Mail-Archivierung erhält die Zertifizierung nach IDW PS 880 (Institut der Wirtschaftsprüfer Prüfstandard 880).

IDW PS 880
Unsere Mail-Archivierung ist jetzt zertifiziert nach dem IDW PS 880.

Die STRATO Mail-Archivierung kannst Du hier bestellen:

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  1. Thimo Foerster sagte am

    Hallo Sebastian,
    danke für deine Antwort. Dass Strato nicht für rechtssicher haften kann, wenn es nicht über die interne Lösung läuft erscheint mir logisch.
    Trotzdem muss man doch seinen Kunden eine Möglichkeit geben die eigene Mailarchivierung zu nutzen?! Man könnte doch einfach die Journaling-Funktion freischalten, was der Kunde dahinter tut ist doch ihm überlassen und außerhalb der Haftung von Strato.
    Oder muss man dafür tatsächlich zur Konkurrenz wechseln?

    Antworten
    • Sebastian Thurow sagte am

      Hallo Thimo,
      leider können wir diese Funktion für unsere Standard-Mailpakete nicht bereitstellen. Wenn Deine Kunden oder Du aber eigene Server haben, könntet Ihr die Archivierung mit einer eigenen Software vornehmen.
      Liebe Grüße
      Sebastian

      Antworten
  2. Thimo Foerster sagte am

    Wieso gibt es keine Möglichkeit eine eigene Mailarchivierung einzusetzen? Die Journaling-Funktion scheint bei Strato vorhanden zu sein, meine Kunden haben bereits eine Mailarchivierungs-Lösung. Um diese rechtssicher zu nutzen müssen die Mails über die Journaling-Funktion abgegriffen werden.
    Wird es diese Funktion noch geben? Mir ist klar, dass es nicht gerne gesehen ist, da Strato daran kein Geld verdient. Aber so verliert man Kunden, wenn man diese Möglichkeit nicht zur Verfügung stellt.

    Antworten
    • Sebastian Thurow sagte am

      Hallo Thimo,

      das hat technische Gründe. Bei einer Archivierung müssen die Mails bei uns aus technischen Gründen revisionssicher archiviert werden. Nur so können wir gewährleisten, dass die Mails nicht manipuliert oder verändert werden können. Darum muss ein bei STRATO liegendes Postfach auch mit der STRATO Mail-Archivierung archiviert werden.

      Viele Grüße
      Sebastian

      Antworten
  3. Sven sagte am

    Wie wird die Unveränderbarkeit und der Eingang der E-Mail sichergestellt bzw wie wird sie nachgewiesen? Erhalten eingehende E-Mails einen für Langzeitarchivierung geeigneten Zeitstempel? Welche Zertifizierungsstelle wird genutzt?

    Antworten
    • Andreas Wehry sagte am

      Hallo Sven,

      wir haben uns hierfür einmal beim Partner schlau gemacht, der die Software für uns entwickelt hat.

      Um die E-Mails zu archivieren, wird das sogenannte „Journaling“ verwendet. Bei dieser Methode wird eine manipulationssichere Kopie der eingehenden Nachricht erstellt. Jede Nachricht wird dabei bei der Archivierung mit einem originalen Zeitstempel versehen. Selbst wenn die Nachricht wiederhergestellt bzw. heruntergeladen wird, werden die originalen Nachrichtenattribute beibehalten.

      Bezüglich der jeweiligen Zertifizierungsstellen findest Du weitere Informationen auf den entsprechenden Websites: https://www.tuev-saar.de/zertifikat/tk44291/ und https://www.trusted-cloud.de/cloudservices/2640/hidrive

      Viele Grüße
      Michael

      Antworten
  4. Hans-Jügen Sauerbrey sagte am

    1. Wird alles, was noch nicht auf der Blacklist steht (wie neuer Spam, Werbung usw.), archiviert?

    2. kann man auch alle anderen (zum Beispiel Schneckenpost-) Dokumente, die nicht über E-Mail kommen, unter Strato Mailarchivierung ablegen? Oder braucht man für solche ursprünglichen Papierdokumente ein zweites Archivsystem?
    Und wenn das möglich ist, werden diese dann auch durch Indexieren durchsuchbar gemacht wie die E-Mails?

    Mit freundlichen Grüßen

    Antworten
    • Andreas Wehry sagte am

      Zur ersten Frage:

      Generell wird alles, was nicht auf der Blacklist steht, erstmal archiviert – der Grund ist die Rechtssicherheit. Nicht ins Archiv gehörige Mails können jedoch eigenständig durch die Rolle des/ der Datenschutzbeauftragten aus dem Archiv gelöscht werden.

      Zweitens: Nur das, was per E-Mail zur Zeit der aktiven Mail-Archivierung eingeht, wird auch in die STRATO Mail-Archivierung abgelegt. Der Grund sind Aspekte wie Rechtssicherheit, Manipulationssicherheit etc. Nachträglich hinzugefügte Dokumente etc. sind nicht manipulationssicher oder nachgewiesen unverändert.

      Viele Grüße
      Michael

      Antworten

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