Knietief im Mail-Sumpf

Knietief im Mail-Sumpf

Wer so tief drin steckt, dass er nicht ans Arbeiten kommt, muss sich befreien. Wie Sie sich selbst mit einfachen Tricks aus dem Schlamassel ziehen.

Sie sind nicht allein: Jeder vierte von uns bekommt bis zu 500 Mails am Tag, so eine Studie des Software-Herstellers Varonis. Und all diese Mails wollen gelesen, sortiert, abgelegt, markiert oder gelöscht werden. Reduzieren Sie diesen Aufwand mit ein paar cleveren Tricks.

Das persönliche Gespräch suchen

„Zunächst muss ich dafür sorgen, dass ich möglichst wenig E-Mails bekomme“, rät Christian S., Produktmanager Shared Webhosting bei STRATO. „Weil ich so die Ursache des Problems bekämpfe, behalte ich leichter den Überblick.“ Konkret heißt das, sich von alten Gewohnheiten zu verabschieden: Statt den Kollegen oder Geschäftspartner per E-Mail zu kontaktieren, kann ich ihn in vielen Fällen auch einfach direkt ansprechen. Im persönlichen Gespräch lassen sich Missverständnisse oder Nachfragen zudem wesentlich schneller klären als per E-Mail.

Anonyme Aliase verwenden

Zeit und Nerven kosten vor allem die vielen unerwünschten Nachrichten. Rund 70 Prozent aller versendeten E-Mails sind Spam. Verwenden Sie deshalb für die Registrierung in Foren oder Shops statt Ihrer regulären E-Mail-Adresse sogenannte Aliase. Diese ähneln im Prinzip einem Briefkasten mit zwei Namensschildern: an den zweiten Namen gerichtete Briefe landen trotz des anderen Namens in demselben Briefkasten. Mit einem anonymen Alias schützen Sie Ihre Identität, wenn Sie sich auf fremden Websites anmelden.

Filterregeln und Ordner erstellen

„Außerdem sollte man eine Filterregel anlegen, welche Nachrichten an den Alias automatisch in einen separaten Ordner verschiebt“, empfiehlt Christian S. „So muss ich mich um nichts weiter kümmern und schaue nur bei Bedarf in den Ordner.“ Und falls die unerwünschten Nachrichten zunehmen, könne man den Alias immer noch löschen und durch einen neuen ersetzen.

Überhaupt sind Filterregeln und Ordner vor allem für die Verwaltung mehrerer Postfächer äußerst hilfreich. Erstellen Sie als Unternehmer beispielsweise Ordner für einzelne Abteilungen, als privater Anwender für Verwandte und Freunde. Mailprogramme wie Outlook oder STRATO Communicator bieten darüber hinaus viele weitere Möglichkeiten, Arbeitsabläufe effizient zu organisieren.

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  1. Avatar

    Phillip sagte am

    Ist ja alles schön und gut. Ich vermisse aber im Webmailer (wie bei Free-Mail-Anbietern üblich, zumindest da, wo ich Müllpostfächer habe) einen simplen und gut sichtbaren Button „Spam“, mit dem ich ausgewählte Nachricht als Spam definieren kann.
    Anstatt jedes Mal in die Einstellungen zu wechseln und eine neue Regel anzulegen.

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    • Avatar

      sagte am

      Hallo Phillip,

      einen direkten Spam-Button bieten wir zwar nicht an, Du kannst Dir aber mit wenigen Klicks selbst eine Filterregel einstellen. Dafür gehst Du im Burger-Menü auf Filterregel erstellen. Den Filter kannst Du dann beliebig betiteln – z.B. als „Spam“.

      Viele Grüße
      Lisa

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  2. Avatar

    Weill sagte am

    Hallo,

    kann man beim WebMail Dienst im Postfach beim Erstellen der eMail, auch Bilder in der Nachricht Einfügen im Textfeld und Simleys Simbole.

    Gruß
    Weill

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    • Avatar

      Nicole Stutterheim sagte am

      Hallo Weill,

      Bilder kannst Du über „strg v“ direkt in Deine Mail einfügen. Symbole und Smileys lassen sich nur durch Zeichen darstellen. Smiley-Icons aus Word oder anderen Programmen werden meines Erachtens nicht dargestellt.

      Viele Grüße
      Nicole

      Antworten
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