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Veröffentlicht am: 07. Februar 2013

Mail-Posteingang

Knietief im Mail-Sumpf

Wer so tief drin steckt, dass er nicht ans Arbeiten kommt, muss sich befreien. Wie Sie sich selbst mit einfachen Tricks aus dem Schlamassel ziehen.

Sie sind nicht allein: Jeder vierte von uns bekommt bis zu 500 Mails am Tag, so eine Studie des Software-Herstellers Varonis. Und all diese Mails wollen gelesen, sortiert, abgelegt, markiert oder gelöscht werden. Reduzieren Sie diesen Aufwand mit ein paar cleveren Tricks.

Das persönliche Gespräch suchen

„Zunächst muss ich dafür sorgen, dass ich möglichst wenig E-Mails bekomme“, rät Christian S., Produktmanager Shared Webhosting bei STRATO. „Weil ich so die Ursache des Problems bekämpfe, behalte ich leichter den Überblick.“ Konkret heißt das, sich von alten Gewohnheiten zu verabschieden: Statt den Kollegen oder Geschäftspartner per E-Mail zu kontaktieren, kann ich ihn in vielen Fällen auch einfach direkt ansprechen. Im persönlichen Gespräch lassen sich Missverständnisse oder Nachfragen zudem wesentlich schneller klären als per E-Mail.

Anonyme Aliase verwenden

Zeit und Nerven kosten vor allem die vielen unerwünschten Nachrichten. Rund 70 Prozent aller versendeten E-Mails sind Spam. Verwenden Sie deshalb für die Registrierung in Foren oder Shops statt Ihrer regulären E-Mail-Adresse sogenannte Aliase. Diese ähneln im Prinzip einem Briefkasten mit zwei Namensschildern: an den zweiten Namen gerichtete Briefe landen trotz des anderen Namens in demselben Briefkasten. Mit einem anonymen Alias schützen Sie Ihre Identität, wenn Sie sich auf fremden Websites anmelden.

Filterregeln und Ordner erstellen

„Außerdem sollte man eine Filterregel anlegen, welche Nachrichten an den Alias automatisch in einen separaten Ordner verschiebt“, empfiehlt Christian S. „So muss ich mich um nichts weiter kümmern und schaue nur bei Bedarf in den Ordner.“ Und falls die unerwünschten Nachrichten zunehmen, könne man den Alias immer noch löschen und durch einen neuen ersetzen.

Überhaupt sind Filterregeln und Ordner vor allem für die Verwaltung mehrerer Postfächer äußerst hilfreich. Erstellen Sie als Unternehmer beispielsweise Ordner für einzelne Abteilungen, als privater Anwender für Verwandte und Freunde. Mailprogramme wie Outlook oder STRATO Communicator bieten darüber hinaus viele weitere Möglichkeiten, Arbeitsabläufe effizient zu organisieren.

Der Autor:

Autor: Christian Lingnau

Ich heiße Christian Lingnau und bin freier Redakteur für Hosting-Themen, insbesondere WordPress.

17 Kommentare

  1. Kevin Hein sagte am 7. Februar 2013 um 16:33:

    Am besten sollte man sich auch nur ’n Mail bei denen Provider machen, die Die E-mails der Kunden nicht verkaufen oder sie irgendwo listen.
    Am besten mann holt sich bei Strato eine Mail mit eigener Domain 😀

    Antworten
    • Christian sagte am 7. Februar 2013 um 18:00:

      Hallo Herr Hein,

      danke für den Hinweis! Sie haben natürlich Recht, seriöse Provider geben die E-Mails ihrer Kunden nicht an Dritte weiter.

      Viele Grüße
      Christian

      Antworten
  2. Peter sagte am 8. Februar 2013 um 9:08:

    – Alias ist dann problematisch, wenn dadurch der Eindruck einer Spam-Mail-Adresse entsteht. Viele Blog löschen Kommentare, deren Name und Mailadresse irgendiwe unseriös wirken. Insbesondere im Zusammenhang mit Freemailern. Auch bei geschäftlichenh Erstkontakten sind solche Adressen weniger hilfreich.

    – Alt, aber äußerst wirksam: der pop3checker, einst von strato bereitgestellt bzw. empfohlen. Der lädt zunächst nur die Kopfdaten herunter, womit auch die Möglichkeit der Viren-Infektion wirksam vermindert wird. Weiß allerdings nicht, ob der unter Win7/8 noch seinen Dienst tut.

    – Crawler, Bots und andere Datensammler scannen die Impressum- und Kontaktseiten. Unseriösen Diensten sollte man daher den Zugriff auf diese Dateien entziehen (via .htacces oder Script). Beispiel: yasni.de (u.ä. Personensuchdienste)

    – Auch den zahlreichen SEO-Tools, SEO-Bots und Domain-Info-Diensten etc. kann man gefahrlos den Zugang verweigern. Sie sind für das Ranking unbedeutsam.

    – Sowohl im Sinne von Mail-Spam, als auch im Zusammenhang mit googles „unnatürlichen Links“ sollte man soweit es geht auf Einträge in den zahlreichen Webkatalogen, Webarchiven, Gewerbeverzeichnissen usw. verzichten. Meist schaden sie mehr, als sie nutzen.

    – Niemals auf eine Spam-Mail antworten, sondern kommentarlos löschen.

    BTW:
    Ich bin seit 1998 als Dienstleister aktiv im Netz zugange und habe noch nie meine Mail-Adressen „versteckt“ (per Script u.ä.). Mit zeitweise bis zu 8 Mailadressen im Netz habe ich nie Spam im Überfluss gehabt. Zumindest war ich nie „knietief“ im Spamsumpf. Es hängt wohl auch davon ab, wie man selbst im Web agiert.

    Antworten
    • Christian sagte am 8. Februar 2013 um 12:28:

      Hallo Peter,

      vielen Dank für den ausführlichen und hilfreichen Kommentar! Alias-Adressen können, müssen aber nicht unseriös wirken. Wer z.B. seinen vollen Namen nicht über die „normale“ E-Mail-Adresse verraten möchte, kann ja z.B. einen Alias nach dem Muster vorname@… verwenden.

      Website-Betreiber sind tendenziell noch stärker von Spam betroffen. SEO-Plugins oder -.htaccess-Einstellungen können hier aber nur begrenzt helfen. Vor allem dann, wenn man sich für allzu beliebte Varianten wie admin@, kontakt@ oder info@ entscheidet.

      „Es hängt wohl auch davon ab, wie man selbst im Web agiert.“
      Den Satz würde ich so unterschreiben. 🙂

      Viele Grüße
      Christian

      Antworten
      • Peter sagte am 9. Februar 2013 um 7:49:

        Eine Frage noch zu alias:

        Wie kann ein Alias vor Spam schützen, wenn diese Mails doch alle auf die „richtige“ Adresse umgeleitet werden?

        Mails, die im Zuge von Anmeldungen bei Diensten verwendet werden, dienen auch zur Bestätigung der Registrierung (Opt-In). Also muß man sie abrufen.

        Ist man bei einem Dienst mit einer Adresse angemeldet, dient diese Adresse auch dem Kontakt innerhalb des Dienstes bzw. des Kontaktes innerhalb dieser Community. Also sollte man sie abrufen.

        Wenn diese zig Alias-Mails alle auf die Hauptadresse geroutet werden, dürfte das Spam-Aufkommen noch größer werden.

        Spammer vermuten in diesem Fall (zu Recht) hinter jedem Alias einen anderen Empfänger – schicken also an die Alias die gleiche Spam-Mail. Und die landen dann ALLE auf der Haupt-Mail-Adresse. Kann das gewollt sein?

        Wenn schon mehrere Adressen benötigt werden, plädiere ich für Adressen, die jeweils einem Zweck zugeordnet sind:

        – eine für den normalen Schriftverkehr (ggfl. geteilt nach dienstl/privat)
        – eine für Drittdienste (Foren/Blogs/…)
        – eine für spezielle Aufgaben (bei mir sind das Systemmeldungen aus den Scripten)

        Werden unterschiedliche Domains verwaltet, die dortigen Postfächer alle auf die „Hauptdomain“-Mails umleiten. Am eindachsten unter gleichem Postfachnamen.

        Fakt ist: Je weniger Mail-Adressen kursieren, je weniger Angriffsfläche gibt es. Alles andere ist nach meiner Erfahrung Augenwischerei.

        Antworten
        • Christian sagte am 11. Februar 2013 um 15:50:

          Hallo Peter,

          danke für die Tipps. Im Text wird ja auch empfohlen, die Nachrichten per Filterregel in einen separaten Ordner zu verschieben (also nicht an die Hauptadresse weiterzuleiten). Zweckgebundene Adressen halte ich ebenfalls für sinnvoll. Ob das Aliase sind oder reguläre muss jeder für sich entscheiden.

          Viele Grüße
          Christian

          Antworten
  3. Lars sagte am 10. Februar 2013 um 12:37:

    Hallo zusammen,

    auch ich bekomme trotz eigener Domain Email immer mehr Spams. Aber am meisten über mein Gmail Account.

    Antworten
  4. Hans Haumann sagte am 31. Januar 2016 um 18:13:

    Es wäre halt auch schön, wenn man schon etliche Aliase einrichten kann, diese auch als Absender einer email auswählen zu können. Es ist doch sehr umständlich, sich bei webmail jedesmal mit dem entsprechenden Alias anzumelden und senden zu können. Ein Auswahlfenster wie bei Thunderbird wäre super !!!
    Leider ist das wohl mit Webmail nicht möglich, sodass die Kunden nun doch Thunderbird o.ä. verwenden müssen, anstatt bei Webmail eingeloggt zu bleiben.
    Ist in Zukunft daran gedacht, das zu ändern ??
    Viele Grüße
    Hans

    Antworten
    • Kea Terwey sagte am 1. Februar 2016 um 16:52:

      Hallo Hans,

      vielen Dank für deine Nachricht. Wir geben deine Anregung gerne an unsere Kollegen weiter.

      Viele Grüße
      Kea

      Antworten
      • Ben sagte am 23. August 2016 um 0:22:

        Guten Abend Kea,

        Ich habe mich heute bei Strato angemeldet und bin gerade dabei mich einzurichten (seit 1995 bis dato blieb mein email Verkehr unentgeltlich); muss aber sagen, dass was Hans hier angeregt hat („send from address: …“ Funktion) ist ziemlich gang und gebe, selbst bei FreeMailern sowie auch domain-crossing. Gibt es hierzu updates von Strato?

        @ Thread Followers:

        Bis zum „knietief“ kam es bei mir noch nie (habe aber auch meistens eine separate email/alias per Registrierung) und ich moechte Euch raten fuer offentsichtlich und vorhersehbare dubiose Registrationen (Gewinnspiele, etc.) keine email Adresse eurer „kostbaren“ Strato domain zu verwenden sondern hierfuer eine wirkliche Free-Mail-Weg-Werf Domain zu nutzen (es sei den Ihr wollt ein zielgerichtetes Strato Postfach „opfern“). Leider musste ich feststellen das schlaue Trickser mehrere Varianten vor dem @ austesten bis es passt, demnach wenn das nach dem @ einmal bekannt ist kann es nur eine Frage der Zeit sein bis „Wolfgang@…“ gefunden wurde.
        N.B. Es gibt free-mailer die auch alias-Adressen unter weiteren domain Endungen offerieren, z.B. mein Hauptkonto@domain1.de und ein alias unter Alias@domain2.de sowie weitere Alias@domain3.de…. Keine Kontra-Strato-Werbung hier, kein anderer Anbieter genannt, das ist Strato-positiv gemeint, lasst gewollten „Mist“ doch lieber gleich ueber andere Provider/Server laufen => weniger unnuetze Belastung fuer Strato und eine reine Inbox fuer Euch.

        N.B. Als Strato-Neuling hatte ich die Ehre mit dem hilfreichen Kundenservice zu telefonieren und ich bin begeistert! Keine Wartezeit, kenntnisreich und proaktiv – keep up the good spirit!

        MfG
        Ben

        Antworten
        • Nicole Stutterheim sagte am 23. August 2016 um 16:35:

          Hallo Ben,

          zunächst einmal freuen wir uns über Dein positives Feedback zum Kundenservice. Das geben wir gern an die Kollegen weiter 🙂 Zu Deiner Frage: Derzeit gibt es die Funktion noch nicht. Die Kollegen wissen aber bereits, dass sich unsere Kunden dies wünschen. Sie haben es daher bereits auf Ihrer Agenda. Einen genauen Zeitraum zur Umsetzung kann ich Dir an dieser Stelle jedoch nicht nennen.

          Viele Grüße
          Nicole

          Antworten
  5. Ben sagte am 23. August 2016 um 21:20:

    Hallo Nicole,

    Ich danke Dir fuer die prompte Antwort.
    Duerfte ich bitte noch eine Frage stellen? Es past an-fuer-sich zu diesen „avoid email clutter thread“:
    Koennen FilterRegeln die beim StratoWebMailClient aufgesetzt wurden in gaengigen third-party Programmen wie Outlook/Thunderbird uebernommen werden im Sinne von Kontoeinstellungen? Konkret: Wenn ich alias Adressen einrichte und Filter-Regeln bei Strato WebMail aufsetze; sagen wir mal alle emails addressiert an alias „abc“ sollen in den ordner „abc“ plaziert werden, muesste ich dann a) lediglich den Zielordner unter dem zugehoerigen Hauptpostfach des Outlook accounts replizieren inkl. Regeln wieder erstellen, oder b) die alias Adresse als seperates POP/IMAP account aufsetzen inkl. Regeln wieder erstellen?
    N.B. Ich bin der Annahme, falls (noch) nicht moeglich, das ein Filter-Regel-Transfer von StratoWebMail zu Outlook&co technisch gesehen eine Herausfordung ist – oder doch vielleicht eine Inspiration? Aber wie gesagt, mir geht es hier eher um die notwendige Outlook Konto-Struktur.

    Vielen Dank et bonne soirée.
    Ben

    Antworten
    • Nicole Stutterheim sagte am 24. August 2016 um 10:44:

      Hallo Ben,

      wenn Du ein Postfach bei uns einrichtest, dann kannst Du Dich bei Webmail einloggen, neue Ordner erstellen und Filterregeln für diese Ordner bzw. Dein Postfach einstellen. Wenn Du dann dieses Postfach bei Outlook verwendest, werden die Ordner mitkopiert und die Regeln weiterhin verwendet.

      Viele Grüße
      Nicole

      Antworten
  6. Weill sagte am 31. August 2016 um 10:18:

    Hallo,

    kann man beim WebMail Dienst im Postfach beim Erstellen der eMail, auch Bilder in der Nachricht Einfügen im Textfeld und Simleys Simbole.

    Gruß
    Weill

    Antworten
    • Nicole Stutterheim sagte am 31. August 2016 um 14:53:

      Hallo Weill,

      Bilder kannst Du über „strg v“ direkt in Deine Mail einfügen. Symbole und Smileys lassen sich nur durch Zeichen darstellen. Smiley-Icons aus Word oder anderen Programmen werden meines Erachtens nicht dargestellt.

      Viele Grüße
      Nicole

      Antworten
  7. Phillip sagte am 12. April 2017 um 13:05:

    Ist ja alles schön und gut. Ich vermisse aber im Webmailer (wie bei Free-Mail-Anbietern üblich, zumindest da, wo ich Müllpostfächer habe) einen simplen und gut sichtbaren Button „Spam“, mit dem ich ausgewählte Nachricht als Spam definieren kann.
    Anstatt jedes Mal in die Einstellungen zu wechseln und eine neue Regel anzulegen.

    Antworten
    • Lisa Kopelmann sagte am 12. April 2017 um 13:45:

      Hallo Phillip,

      einen direkten Spam-Button bieten wir zwar nicht an, Du kannst Dir aber mit wenigen Klicks selbst eine Filterregel einstellen. Dafür gehst Du im Burger-Menü auf Filterregel erstellen. Den Filter kannst Du dann beliebig betiteln – z.B. als „Spam“.

      Viele Grüße
      Lisa

      Antworten

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