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Veröffentlicht am: 19. Juli 2016

Die 10 häufigsten Fehler beim E-Mailen

Anhang vergessen oder Betreff leer gelassen – wem ist das noch nicht passiert? Je mehr wir E-Mails schreiben, desto öfter machen wir Fehler. Wir haben uns an unsere 10 häufigsten erinnert. Und an ein paar einfache Tricks, sie zu vermeiden.

Fehler Nr. 10: CC anstelle von BCC

Manchmal sollen die Empfänger einer E-Mail nicht sehen, wer die Nachricht außer ihnen noch bekommt. Dazu musst Du sie ins BCC-Feld für die Blindkopie eingeben anstatt ins CC-Feld für die normale Kopie.

Der Fehler: Du verwendest das CC- anstatt des BCC-Felds.

Die Konsequenz: Jeder erfährt, wem Du die E-Mail noch geschickt hast. Das kann peinlich werden oder Ärger nach sich ziehen – zum Beispiel, wenn Dein Chef erfährt, dass Du eine für ihn bestimmte E-Mail auch andere Leute lesen lässt.

Die Lösung: Falls möglich, solltest Du das BCC-Feld immer eingeblendet lassen.

Fehler Nr. 9: Falscher Absender

Der Fehler: Hast Du mehrere E-Mail-Adressen? Dann kann es passieren, dass Du die falsche Adresse benutzt, wenn Du eine E-Mail versendest.

Die Konsequenz: Eventuell hält der Empfänger den Absender für unbekannt und ignoriert die E-Mail. Möglicherweise landet sie sogar im Spam-Ordner.

Die Lösung: Bevor Du eine E-Mail versendest, kontrolliere den Absender. Im STRATO Webmailer steht die Adresse ganz oben hinter Von. Klicke darauf, um eine andere auszuwählen.

Profi-Tipp: Lege die am häufigsten verwendete Adresse als Standard-Absender fest, sofern es Dein E-Mail-Programm erlaubt.
Beispiel Outlook 2013: Klicke auf Datei und unter Kontoinformationen zweimal nacheinander auf Kontoeinstellungen. Wähle das E-Mail-Konto aus, das Du am häufigsten benutzt, klicke auf Als Standard festlegen und schließe das Fenster. Rufe die E-Mail-Einstellungen auf, indem Du nacheinander auf Datei, Optionen und E-Mail klickst. Scrolle nach unten zum Bereich Nachrichten senden und setze ein Häkchen vor Beim Verfassen neuer Nachrichten immer das Standardkonto verwenden.

Fehler Nr. 8: Unpassende Signatur

Signaturen sind Texte, die ein Mail-Programm automatisch am Ende einer E-Mail einfügt. Meist sind es die Kontaktdaten des Absenders. In STRATO Webmail und anderen Apps kannst Du mehrere Signaturen festlegen, etwa für private und geschäftliche Nachrichten.

Der Fehler: Leicht passiert es, dass Du die falsche Signatur auswählst.

Die Konsequenz: Der Empfänger erhält beispielsweise Deine privaten anstelle Deiner geschäftlichen Kontaktdaten.

Die Lösung: Hilfreich ist es, die Standard-Signaturen für neue und weitergeleitete Nachrichten festzulegen. Klicke dazu in STRATO Webmail auf das Menüsymbol ganz rechts in der Menüleiste und dann auf Einstellungen. Unter E-Mail findest Du den Eintrag Signaturen. Dort kannst Du Deine Signaturen verwalten und die Standards festlegen.

Achte beim E-Mailen darauf, dass Du die richtige Signatur benutzt.

Achte beim E-Mailen darauf, dass Du die richtige Signatur benutzt.

Fehler Nr. 7: Grundlos abwesend

Dank Abwesenheitsnotiz erhält der Absender automatisch Bescheid, wenn der Empfänger einer E-Mail nicht erreichbar ist.

Der Fehler: Leider vergisst man oft, die Abwesenheitsnotiz wieder abzustellen – etwa nach dem Urlaub.

Die Konsequenz: Andere denken, dass Du nicht per E-Mail erreichbar bist. Schnell entsteht der Eindruck, dass Du Dich nicht um Deine Geschäftspartner kümmerst.

Die Lösung: Vermeide diesen Fehler, indem Du den Zeitraum der Abwesenheit einstellst. In STRATO Webmail klickst Du in den Einstellungen unter E-Mail auf Abwesenheitsnotiz und setzt ein Häkchen vor Abwesenheitsbenachrichtigung nur für diese Dauer versenden. Achte darauf, Beginn und Ende exakt einzutragen.

Hier erklären wir Dir, wie Du in STRATO Webmail die Abwesenheitsbenachrichtigung einrichtest.

Denke daran, Deine Abwesenheitsnotiz rechtzeitig wieder auszuschalten.

Denke daran, Deine Abwesenheitsnotiz rechtzeitig wieder auszuschalten.

Fehler Nr. 6: Speichern statt Senden

Der Fehler: Du verschickst eine Nachricht nicht, sondern speicherst sie nur als Entwurf, weil Dein Mail-Programm so eingestellt ist.

Die Konsequenz: Der Empfänger wartet vergebens auf die wichtige Mitteilung von Dir.

Die Lösung: Mit dem STRATO Webmailer kann Dir das nicht passieren. Er bietet zwei Schaltflächen: Speichern und Senden. Outlook 2013 lässt sich so einstellen, dass E-Mails sofort gesendet anstatt als Entwurf gespeichert werden. Klicke in den Optionen auf Erweitert und setze unter Senden und Empfangen ein Häkchen vor Bei bestehender Verbindung sofort senden.

Der STRATO Webmailer unterscheidet zwischen Senden und Speichern einer E-Mail.

Der STRATO Webmailer unterscheidet zwischen Senden und Speichern einer E-Mail.

Fehler Nr. 5: Ungeplanter Empfänger

Viele Mail-Apps ergänzen die Adresse eines Empfängers automatisch, sobald man ein paar Buchstaben eintippt. Willst Du etwa Heinz Müller schreiben, dessen Adresse „heinz.mueller@xyz-werbung.de“ ist, tippst Du „he“ ein und bekommst alle Adressen vorgeschlagen, die mit „he“ beginnen.

Der Fehler: Du suchst die falsche Adresse aus den Vorschlägen aus.

Die Konsequenz: Deine E-Mail landet bei Helga Schneider und nicht bei Heinz Müller.

Die Lösung: Kontrolliere vorm Senden einer E-Mail immer, dass Du die richtigen Empfänger eingesetzt hast. Schalte eventuell die Funktion Autovervollständigen in Outlook 2013 ab: Entferne unter Optionen/E-Mail im Bereich Nachrichten Senden das Häkchen vor Beim Ausfüllen der Zeilen… Namen mithilfe der Autovervollständigen-Liste vorschlagen.

Fehler Nr. 4: Kein Betreff

Ein sinnvoller Betreff entscheidet darüber, ob die E-Mail korrekt zugestellt und gelesen wird.

Der Fehler: Die meisten Mail-Apps warnen, wenn die Betreffzeile leer ist. Trotzdem passiert es immer wieder. Denn sobald Du auch nur ein einziges Leerzeichen als Betreff getippt hast, entfällt die Warnung.

Die Konsequenz: Die Nachricht wird als unwichtig oder nutzlos wahrgenommen oder landet automatisch im Spam-Ordner.

Die Lösung: Gewöhne Dir an, zuerst den Betreff und danach Deine Nachricht zu schreiben. Die Empfänger fügst Du zum Schluss ein – siehe Fehler Nummer 1.

Fehler Nr. 3: Falscher Inhalt

Der Fehler: Aus Versehen auf „Senden“ geklickt.

Die Konsequenz: Wenn’s richtig dumm läuft, verbreitest Du dadurch falsche Inhalte.

Die Lösung: Mit einem einfachen Trick sparst Du Dir den Ärger: Schreibe zuerst den Nachrichtentext und prüfe, dass er richtig und vollständig ist. Danach trägst Du alle Empfänger in die An-, CC- und BCC-Felder ein. Denn solange keine Empfänger angegeben sind, kann die E-Mail natürlich nicht gesendet werden.

Fehler Nr. 2: Böse Tippfehler

Der Fehler: Sehr häufig sind Rechtschreib- und Grammatikfehler. Vor allem in geschäftlichen E-Mails haben sie nichts zu suchen. Peinlich sind auch Tippfehler und Verwechslungen. Beispielsweise werden „Frau“ und „Mann“ in der Anrede oft vertauscht.

Die Konsequenz: Du wirst als unhöflich und unprofessionell eingeschätzt – das kann böse Folgen haben.

Die Lösung: Wenn Deine Mail-App eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung bietet, solltest Du diese nutzen. Für längere Texte kannst Du auch Word oder andere Textprogramme verwenden. Lies Deine E-Mails vorm Verschicken noch einmal und kontrolliere, ob Du alles richtig geschrieben hast.

Fehler Nr. 1: Anhang vergessen

Der Fehler: Wem ist das noch nicht passiert: Man will eine Datei verschicken und vergisst, sie an die Nachricht anzuhängen.

Die Konsequenz: Ein bestensfalls grinsendes Gesicht beim Empfänger und ein verschämtes bei Dir. Und es ist mindestens eine weitere E-Mail notwendig.

Die Lösung: Diesen Fehler vermeidest Du, wenn Du Dich an folgende Reihenfolge hältst: Zuerst den Dateianhang einfügen, dann den Betreff einfügen, danach den Text der E-Mail schreiben und erst ganz zum Schluss die Empfänger eintragen.

Übrigens: Einige E-Mail-Programme lassen sich so einstellen, dass sie vor vergessenen Anhängen warnen. Beispiel Outlook 2013: Setze in den Optionen unter E-Mail/Nachrichten senden ein Häkchen vor Warnen, wenn ich eine Nachricht senden möchte, an der ggf. eine Anlage fehlt.

Hast Du Fehler gemacht?

Welche Fehler und Erfahrungen hast Du beim Mailen gemacht? Wir sind gespannt auf Deinen Kommentar – und Deinen Tipp, wie Du den Fehler vermeidest.

Update

Wir freuen uns über Eure ersten Reaktionen:

 

Tags: E-Mail

Der Autor:

Autor: Sven Hähle

Mein Name ist Sven Hähle. Ich arbeite seit vielen Jahren als Fachjournalist und schreibe für diverse Zeitschriften und Online-Portale über Digitalkultur, eBusiness und Technik.

8 Kommentare

  1. john schäfer sagte am 20. September 2016 um 23:31:

    Autoversollständigen bei der Empfängeradresse: bei Thunderbird kann diese Funktion auf bestimmte Adressbücher beschränkt werden (Adressbuch-Extras-Einstellungen-Verfassen). Zudem lassen sich mail-adressen, die oft von dieser Funktion fälschlich eingesetzt werden, mit einem vorangesetzten zB „zzz“ abspeichern, ein versehentliches Versenden an eine solche Adresse kann damit unterbunden werden.

    Antworten
  2. Niklas Hofmann sagte am 7. Juni 2017 um 12:17:

    Es gibt nun noch ein weiteres Tool, dass die auto-Vervollständigung erleichtern soll. Dieses ist der EVO Collaborator mit verschiedenen Ergänzungen.

    Guckt doch einfach mal auf folgendem Link, wenn es euch interessiert:
    https://german.evomailserver.com/download.php

    Viel Erfolg!!

    Antworten
  3. Ingo sagte am 27. Dezember 2017 um 10:00:

    Liebes Strato-Team,
    Ich suche eine Rechtschreibkontroll-Funktion im Communikator.
    Bin oft an fremden Rechner und nutze den Communikator recht häufig.
    Gibt es eine Rechtschreibkontrolle?
    Habe sie bisher icht gefunden.
    Freue mich auf eure Antwort.

    Antworten
    • Michael Poguntke sagte am 27. Dezember 2017 um 13:29:

      Hallo Ingo,

      eine integrierte Rechtschreibprüfung im Programm selbst haben wir nicht. Der Grund: In den gängigen Internet-Browsern wie etwa Firefox und Chrome ist eine solche bereits integriert, die Du bei Bedarf aktivieren kannst. Für Google Chrome zum Beispiel findest Du hier eine Anleitung, für Mozilla Firefox hier.

      Viele Grüße
      Michael

      Antworten
  4. Boussong Nico sagte am 24. Mai 2018 um 11:18:

    Ich möchte eine Blindkopie Adresse löschen !

    Antworten
    • Michael Poguntke sagte am 24. Mai 2018 um 13:44:

      Hallo Nico,

      ehrlich gesagt verstehe ich Deine Anfrage nicht auf Anhieb. Da bräuchte ich nähere Informationen. Am einfachsten ist in dem Fall, wenn Du uns eine ausführliche Nachricht mit der Beschreibung Deines Anliegens zukommen lässt – über die STRATO Experten. Die erreichst Du über Facebook, Twitter oder über Hilfe & Kontakt.

      Besten Dank für Deine Mithilfe und viele Grüße
      Michael

      Antworten
  5. karin stahl sagte am 5. Juni 2018 um 10:24:

    Sehr geehrte Damen und Herren,
    ich bin Kunde und habe eine homepage auf die ich nicht mehr zugreifen kann. Das heisst ich kann nichts verändern und auch nicht die neue Datenschutzverordnung darauf veröffentlichen. Was kann ich nun tun, die Seite vom Netz nehmen? Was ist dann aber mit meinen email funktionieren diese trotzdem noch?
    Es wäre schön wenn Sie mir schnellstens antworten könnten.
    Vielen Dank
    mfgr
    karin stahl

    Antworten

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