Die 10 häufigsten Fehler beim E-Mailen

Die 10 häufigsten Fehler beim E-Mailen

Anhang vergessen oder Betreff leer gelassen – wem ist das noch nicht passiert? Je mehr wir E-Mails schreiben, desto öfter machen wir Fehler. Wir haben uns an unsere 10 häufigsten erinnert. Und an ein paar einfache Tricks, sie zu vermeiden.

Fehler Nr. 10: CC anstelle von BCC

Manchmal sollen die Empfänger einer E-Mail nicht sehen, wer die Nachricht außer ihnen noch bekommt. Dazu musst Du sie ins BCC-Feld für die Blindkopie eingeben anstatt ins CC-Feld für die normale Kopie.

Der Fehler: Du verwendest das CC- anstatt des BCC-Felds.

Die Konsequenz: Jeder erfährt, wem Du die E-Mail noch geschickt hast. Das kann peinlich werden oder Ärger nach sich ziehen – zum Beispiel, wenn Dein Chef erfährt, dass Du eine für ihn bestimmte E-Mail auch andere Leute lesen lässt.

Die Lösung: Falls möglich, solltest Du das BCC-Feld immer eingeblendet lassen.

Fehler Nr. 9: Falscher Absender

Der Fehler: Hast Du mehrere E-Mail-Adressen? Dann kann es passieren, dass Du die falsche Adresse benutzt, wenn Du eine E-Mail versendest.

Die Konsequenz: Eventuell hält der Empfänger den Absender für unbekannt und ignoriert die E-Mail. Möglicherweise landet sie sogar im Spam-Ordner.

Die Lösung: Bevor Du eine E-Mail versendest, kontrolliere den Absender. Im STRATO Webmailer steht die Adresse ganz oben hinter Von. Klicke darauf, um eine andere auszuwählen.

Profi-Tipp: Lege die am häufigsten verwendete Adresse als Standard-Absender fest, sofern es Dein E-Mail-Programm erlaubt.
Beispiel Outlook 2013: Klicke auf Datei und unter Kontoinformationen zweimal nacheinander auf Kontoeinstellungen. Wähle das E-Mail-Konto aus, das Du am häufigsten benutzt, klicke auf Als Standard festlegen und schließe das Fenster. Rufe die E-Mail-Einstellungen auf, indem Du nacheinander auf Datei, Optionen und E-Mail klickst. Scrolle nach unten zum Bereich Nachrichten senden und setze ein Häkchen vor Beim Verfassen neuer Nachrichten immer das Standardkonto verwenden.

Fehler Nr. 8: Unpassende Signatur

Signaturen sind Texte, die ein Mail-Programm automatisch am Ende einer E-Mail einfügt. Meist sind es die Kontaktdaten des Absenders. In STRATO Webmail und anderen Apps kannst Du mehrere Signaturen festlegen, etwa für private und geschäftliche Nachrichten.

Der Fehler: Leicht passiert es, dass Du die falsche Signatur auswählst.

Die Konsequenz: Der Empfänger erhält beispielsweise Deine privaten anstelle Deiner geschäftlichen Kontaktdaten.

Die Lösung: Hilfreich ist es, die Standard-Signaturen für neue und weitergeleitete Nachrichten festzulegen. Klicke dazu in STRATO Webmail auf das Menüsymbol ganz rechts in der Menüleiste und dann auf Einstellungen. Unter E-Mail findest Du den Eintrag Signaturen. Dort kannst Du Deine Signaturen verwalten und die Standards festlegen.

Achte beim E-Mailen darauf, dass Du die richtige Signatur benutzt.
Achte beim E-Mailen darauf, dass Du die richtige Signatur benutzt.

Fehler Nr. 7: Grundlos abwesend

Dank Abwesenheitsnotiz erhält der Absender automatisch Bescheid, wenn der Empfänger einer E-Mail nicht erreichbar ist.

Der Fehler: Leider vergisst man oft, die Abwesenheitsnotiz wieder abzustellen – etwa nach dem Urlaub.

Die Konsequenz: Andere denken, dass Du nicht per E-Mail erreichbar bist. Schnell entsteht der Eindruck, dass Du Dich nicht um Deine Geschäftspartner kümmerst.

Die Lösung: Vermeide diesen Fehler, indem Du den Zeitraum der Abwesenheit einstellst. In STRATO Webmail klickst Du in den Einstellungen unter E-Mail auf Abwesenheitsnotiz und setzt ein Häkchen vor Abwesenheitsbenachrichtigung nur für diese Dauer versenden. Achte darauf, Beginn und Ende exakt einzutragen.

Hier erklären wir Dir, wie Du in STRATO Webmail die Abwesenheitsbenachrichtigung einrichtest.

Denke daran, Deine Abwesenheitsnotiz rechtzeitig wieder auszuschalten.
Denke daran, Deine Abwesenheitsnotiz rechtzeitig wieder auszuschalten.

Fehler Nr. 6: Speichern statt Senden

Der Fehler: Du verschickst eine Nachricht nicht, sondern speicherst sie nur als Entwurf, weil Dein Mail-Programm so eingestellt ist.

Die Konsequenz: Der Empfänger wartet vergebens auf die wichtige Mitteilung von Dir.

Die Lösung: Mit dem STRATO Webmailer kann Dir das nicht passieren. Er bietet zwei Schaltflächen: Speichern und Senden. Outlook 2013 lässt sich so einstellen, dass E-Mails sofort gesendet anstatt als Entwurf gespeichert werden. Klicke in den Optionen auf Erweitert und setze unter Senden und Empfangen ein Häkchen vor Bei bestehender Verbindung sofort senden.

Der STRATO Webmailer unterscheidet zwischen Senden und Speichern einer E-Mail.
Der STRATO Webmailer unterscheidet zwischen Senden und Speichern einer E-Mail.

Fehler Nr. 5: Ungeplanter Empfänger

Viele Mail-Apps ergänzen die Adresse eines Empfängers automatisch, sobald man ein paar Buchstaben eintippt. Willst Du etwa Heinz Müller schreiben, dessen Adresse „heinz.mueller@xyz-werbung.de“ ist, tippst Du „he“ ein und bekommst alle Adressen vorgeschlagen, die mit „he“ beginnen.

Der Fehler: Du suchst die falsche Adresse aus den Vorschlägen aus.

Die Konsequenz: Deine E-Mail landet bei Helga Schneider und nicht bei Heinz Müller.

Die Lösung: Kontrolliere vorm Senden einer E-Mail immer, dass Du die richtigen Empfänger eingesetzt hast. Schalte eventuell die Funktion Autovervollständigen in Outlook 2013 ab: Entferne unter Optionen/E-Mail im Bereich Nachrichten Senden das Häkchen vor Beim Ausfüllen der Zeilen… Namen mithilfe der Autovervollständigen-Liste vorschlagen.

Fehler Nr. 4: Kein Betreff

Ein sinnvoller Betreff entscheidet darüber, ob die E-Mail korrekt zugestellt und gelesen wird.

Der Fehler: Die meisten Mail-Apps warnen, wenn die Betreffzeile leer ist. Trotzdem passiert es immer wieder. Denn sobald Du auch nur ein einziges Leerzeichen als Betreff getippt hast, entfällt die Warnung.

Die Konsequenz: Die Nachricht wird als unwichtig oder nutzlos wahrgenommen oder landet automatisch im Spam-Ordner.

Die Lösung: Gewöhne Dir an, zuerst den Betreff und danach Deine Nachricht zu schreiben. Die Empfänger fügst Du zum Schluss ein – siehe Fehler Nummer 1.

Fehler Nr. 3: Falscher Inhalt

Der Fehler: Aus Versehen auf „Senden“ geklickt.

Die Konsequenz: Wenn’s richtig dumm läuft, verbreitest Du dadurch falsche Inhalte.

Die Lösung: Mit einem einfachen Trick sparst Du Dir den Ärger: Schreibe zuerst den Nachrichtentext und prüfe, dass er richtig und vollständig ist. Danach trägst Du alle Empfänger in die An-, CC- und BCC-Felder ein. Denn solange keine Empfänger angegeben sind, kann die E-Mail natürlich nicht gesendet werden.

Fehler Nr. 2: Böse Tippfehler

Der Fehler: Sehr häufig sind Rechtschreib- und Grammatikfehler. Vor allem in geschäftlichen E-Mails haben sie nichts zu suchen. Peinlich sind auch Tippfehler und Verwechslungen. Beispielsweise werden „Frau“ und „Mann“ in der Anrede oft vertauscht.

Die Konsequenz: Du wirst als unhöflich und unprofessionell eingeschätzt – das kann böse Folgen haben.

Die Lösung: Wenn Deine Mail-App eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung bietet, solltest Du diese nutzen. Für längere Texte kannst Du auch Word oder andere Textprogramme verwenden. Lies Deine E-Mails vorm Verschicken noch einmal und kontrolliere, ob Du alles richtig geschrieben hast.

Fehler Nr. 1: Anhang vergessen

Der Fehler: Wem ist das noch nicht passiert: Man will eine Datei verschicken und vergisst, sie an die Nachricht anzuhängen.

Die Konsequenz: Ein bestensfalls grinsendes Gesicht beim Empfänger und ein verschämtes bei Dir. Und es ist mindestens eine weitere E-Mail notwendig.

Die Lösung: Diesen Fehler vermeidest Du, wenn Du Dich an folgende Reihenfolge hältst: Zuerst den Dateianhang einfügen, dann den Betreff einfügen, danach den Text der E-Mail schreiben und erst ganz zum Schluss die Empfänger eintragen.

Übrigens: Einige E-Mail-Programme lassen sich so einstellen, dass sie vor vergessenen Anhängen warnen. Beispiel Outlook 2013: Setze in den Optionen unter E-Mail/Nachrichten senden ein Häkchen vor Warnen, wenn ich eine Nachricht senden möchte, an der ggf. eine Anlage fehlt.

Hast Du Fehler gemacht?

Welche Fehler und Erfahrungen hast Du beim Mailen gemacht? Wir sind gespannt auf Deinen Kommentar – und Deinen Tipp, wie Du den Fehler vermeidest.

Update

Wir freuen uns über Eure ersten Reaktionen:

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  1. Avatar

    RiFi sagte am

    Moin,
    warum kann ich seit Kurzem nicht wie gewohnt an meine ganzen gewünschten Kontakte eine Mail per BCC raussenden. Es erscheint die Meldung: „Nachricht konnte nicht gesendet werden, da sie zu groß ist (552 – 552 host mx-ha02.web.de [212.227.17.8] said: Requested mail action aborted: exceeded storage allocation Quota exceeded. For explanation visit http://postmaster.web.de/error-messages?ip=81.169.146.145&c=quot (H-QUOTA)
    ).“ Die Mail hat keinen Anhang.

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    • Avatar

      Michael Poguntke sagte am

      Hallo RiFi,

      offenbar hast Du ein E-Mail-Konto bei Web.de und nicht bei STRATO. Deshalb kann ich Dir den Sachverhalt nicht erklären und das für Dich lösen. Hierfür müsstest Du Dich an die Kolleginnen und Kollegen von Web.de wenden, die Dir weiterhelfen können.

      Viele Grüße
      Michael

      Antworten
  2. Avatar

    Dimitrios Seretis sagte am

    Hallo, gibt es denn auch eine Möglichkeit dass alle Empfänger verborgen sind? Beider Lösung mit der BCC ist ja immer ein Empfänger für alle sichtbar,,,

    Antworten
    • Avatar

      Michael Poguntke sagte am

      Hallo Dimitris,

      nicht unbedingt: Du kannst sämtliche Empfänger Deiner Mail in das BCC-Feld packen und das „An“-Feld komplett freilassen. Dann erhalten alle Empfänger eine E-Mail mit einem leeren An-Feld. Nur der Absender ist natürlich nicht anonym.

      Viele Grüße
      Michael

      Antworten
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