6 typische Irrtümer bei der Mail-Archivierung nach GoBD

Wenn Du ein eigenes Business hast, musst Du Deine Mails archivieren. Welche Fehler können dabei passieren?

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Irrtum 1: Die Archivierung von Rechnungen und Buchungsbelegen ist ausreichend

Grundsätzlich betreffen die GoBD alle Geschäftsunterlagen, die für die Besteuerung relevant sind. Das sind nicht nur die eindeutig wichtigen Inhalte wie Rechnungen und Buchungsbelege, sondern auch Informationen, Angebote oder die Auftragserteilung sowie Geschäftsvorfälle über Gewährleistung oder Rückabwicklung und alles, was unter Handels- oder Geschäftsbrief fällt. Daher ist es ratsam, zunächst einmal alle irgendwie für den geschäftlichen Betrieb relevanten E-Mails zu archivieren. Und zwar revisionssicher, also so, dass sie nicht verändert werden können.

Irrtum 2: Alle E-Mails müssen archiviert werden

Grundsätzlich ist es sinnvoll, einen Archivierungs-Workflow aufzubauen. Allerdings muss nicht jede E-Mail archiviert werden. Wenn eine E-Mail zum Beispiel nur als „Transportmittel“ für eine Rechnung dient und ansonsten keine wichtigen Informationen enthält, musst Du sie nicht archivieren. Sie wirkt dann ähnlich wie ein Briefumschlag bei einem Papierbrief. Wer also eine Rechnung per E-Mail verschickt, muss zunächst einmal nur die Rechnung aufbewahren, nicht die E-Mail.

Irrtum 3: Ausdrucken und/oder Ablegen reicht aus

Die Mail-Archivierung ist leider komplexer, als viele denken: Das reine Ausdrucken und Ablegen der Mails ist nämlich keine Archivierung nach GoBD: Die verlangt die Archivierung der Originale – und das sind bei E-Mails nun einmal elektronische Dokumente. Ein Ausdruck ist einfach nur eine Kopie.

Irrtum 4: Wer regelmäßig Backups macht, muss kein E-Mail-Archiv führen

Ein Backup und eine revisionssichere E-Mail-Archivierung sind zwei grundverschiedene Dinge. Bei einem Backup werden Daten für einen kurzen oder mittelfristigen Zeitraum gespeichert, um sie im Falle des Verlustes wiederherstellen zu können. Meist werden die Daten dafür in regelmäßigen Abständen gesichert.

Bei der Mail-Archivierung hingegen müssen die Daten sofort erfasst werden, um sicherzustellen, dass sie unverändert ins Archiv gelangen. Im Gegensatz zum Backup muss ein Mail-Archiv sicherstellen, dass die Daten vollständig sind und auch später nicht verändert werden. Nicht zuletzt musst Du bei der Mail-Archivierung Aufbewahrungsfristen einhalten, die über die Lebenszeit eines Backups hinausgehen.

Irrtum 5: Die GoBD und der Datenschutz beißen sich

Jein: Laut DSGVO solltest Du Daten nur dann aufbewahren, wenn es dafür einen handfesten Grund gibt. Der Verarbeitungsgrund ist durch die Archivierungspflicht gegeben. Aber: Wenn eine Mail für die Archivierung nicht relevant ist, brauchst Du einen anderen Grund für ihre Speicherung. Ansonsten müsstest Du sie löschen. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn Dir ein Bewerber seine Unterlagen per Mail zugesandt hat. Sagst Du dem Bewerber ab, haben seine Daten in Deinem Archiv nichts zu suchen.

Irrtum 6: Mail-Archivierung ist nur für große Unternehmen und Konzerne relevant

Leider nein: Jedes Unternehmen unterliegt der Aufbewahrungspflicht – unabhängig von der Unternehmensgröße. Wer ein Gewerbe mit Gewinnerzielungsabsicht betreibt, und sei es nur ein Einzelunternehmer mit einem Imbissstand, muss deshalb geschäftliche E-Mails archivieren.

Was hat es mit der Archivierungspflicht auf sich?

Betreibst Du ein eigenes Business, solltest Du von der GoBD schon mal gehört haben. Die Abkürzung steht für eine Reihe von Grundsätzen, die vom Finanzministerium erlassen wurden. Sie fassen die Aufbewahrungspflichten zusammen, die sich aus einschlägigen Gesetzen ergeben. Aus ihnen folgt: Auch E-Mails müssen archiviert werden.

STRATO darf keine Rechtsberatung geben

STRATO ist ein Anbieter für Internet Services – nicht für Rechtsberatung. Wir geben Dir Tipps rund um das Thema Mail-Archivierung. Hin und wieder lassen wir auch einen Experten zu Wort kommen. Für eine detaillierte Auskunft oder rechtssichere Handlungsempfehlung solltest Du Dich aber in jedem Fall an einen legitimierten Anbieter von Rechtsberatung wenden.

Suchst Du nach einem Tool, um Deine Mails GoBD-konform zu archivieren?